出荷証明書在中の書き方はどのようにするのが正しいか

出荷証明書を贈る際には、出荷証明書在中ということを書く必要があります。

どのような書き方が正しいか理解しておかないと相手に失礼になってしまうので気を付けましょう。

出荷証明書在中と書くのは、受け取った人が一目で出荷証明書が入っているものだと判別するためです。

役所をはじめ、取引先の業者には毎日多くの郵便物があることが予想できます。

たくさんの封筒の中には重要性の高いものから低いものまで幅広くあります。

少しでも相手が重要書類を早く判別することができ、なおかつ適切な部署に送り届けるためにも、封筒の中に何が入っているかを知らせる必要があるのです。

ビジネスマナーはきちんと理解していないと相手に失礼になってしまいます。

良かれと思ってしたことで会社が恥をかいたり、取引が無くなったりしてしまうのは避けたいものです。

そこで送る前にどのような書き方が正しいか確認してから作業するようにしましょう。

書き方を確認するにあたって、最初に注意するべきことがどこに書くかです。

封縦書きの封筒なら表面の左下に縦書き、横書きの封筒なら表面の右下に横書きで書くのが一般的な書き方です。

どの色で書くのが正しいかというのは明確なルールはありません。

しかし、相手に少しでも伝わりやすくするためにも宛名の黒とは違う色にしたほうがわかりやすいです。

そのため赤か青が使われることが多いです。

ただし、赤は「赤字」を想像されるということで避けられることもあります。

赤で書くことで書き方のマナーが理解できていないと思われることはないですが、青を使うと相手も配慮を汲みとってくれるでしょう。

書き方を理解していればあて名書きの際に封筒に手書きで書けば特に問題ないです。

しかし、頻繁に出荷証明書のやり取りがある場合には、出荷証明書在中というスタンプを作成しておいて宛名書きができた封筒に押すだけのほうが作業は楽になります。

ただし、気になるのがスタンプを押すのがビジネスマナー的に正しいかどうかです。

もしも、失礼にあたるようなら手間がかかっても手書きをする必要が出てきます。

一般的にはスタンプを押すこと自体はマナー違反とされてはいません。

ただし、スタンプを押す際は封筒が汚れないように気を付けるようにしましょう。

スタンプを押した後は乾くのを待ち、すぐに別の封筒を重ねないようにする必要があります。

すぐに重ねるとスタンプを押したものがにじんだり、別の封筒にインクを付けたりする可能性があります。

出荷証明書在中というのは封筒の縦と横によってどこに書くのが正しいかが変わります。

たくさん送ることがある場合にはスタンプを押して対応しても問題ありません。