間違えられやすい出荷案内書と納品書の違い

インターネット通販の際によくもちられる言葉に出荷案内書と納品書があります。

似たような場面で用いられる言葉なので混同されがちですが、正しい用法としては違いがあります。

どのような点が違うのでしょう。

インターネット通販を利用していると出荷案内書や納品書といった書類が発行されることがあります。

どちらの書類もショップが荷物を出したときに発行される書類であるため混同されがちです。

しかし厳密には2つの書類には違いがあります。

顧客にはあまり違いは関係ないですが、ショップを運営する際にはしっかりと違いを理解して使い分ける必要があります。

出荷案内書は商品を出荷したことを賞味するための書類です。

納品書を郵送する際に同封をしたり、直接手渡したりします。

それに対して納品書は品名や単価、数量、金額といった商品の売買で発生した情報を記載した伝票です。

仕入れの記帳をしたり請求書と合わせて確認して支払いをしたりします。

2つの書類の最も大きな違いは、納品書はやり取りの際に必ず発行しなければならないものですが、出荷案内書は必要な時だけ用います。

記入する情報も違いますし、相手によって両方用意するのか納品書だけ用意すればいいのかも違います。

取引内容によって用意する書類が違うので確認するようにしましょう。

出荷案内書と納品書は用いる場面が違います。

そのため書類に記載する内容がそれぞれ異なります。

そこで作成の際には混同しないことが大切です。

出荷案内書は出荷をしたことを証明するため、出荷日や輸送方法として自社の配達や配送会社の名称を記載する必要があります。

それに対して納品書は顧客が伝票作成に利用したり、商品到着時に検品をしたりするために用いるので送った品物の数や内容がわかるように作成が必要です。

書類を作成する際には両者の書類の特性の違いを理解して、必要事項をきちんと記入するようにしましょう。

必要事項が記入されていなかったり、渡すべき書類を間違えたりしてしまうと相手に迷惑が掛かるだけでなく信用問題になることもあります。

出荷案内書と納品書はどちらも商品を相手に送る際に用意するものですが、出荷したことを証明するものと取引する商品の数や種類、価格を証明するものという違いがあります。

そこで作成する際には混同しないよう、それぞれの書類に必要な項目を入れて作成することが大切です。