【精算や会計に関する基礎知識】支払通知書と請求書の違いとは？

近年、働き方もどんどん変わってきていて、会社にお勤めの方でも副業をお持ちの方が増えています。

会社に守られている環境とは違い、いざ副業を始めようという時に必要になってくるのが、ビジネス上での会計や精算に関しての知識です。

おそらくみなさんは「請求書」についてはご存知かと思いますが、「支払通知書」というものがあるのはご存知でしょうか。

そして、支払通知書と請求書とは、どんな違いがあるのでしょうか。

この記事ではこの2つの書類の違い等を含め、精算や会計に関する基礎知識的なことをお伝え致します。

簡単に説明すると、支払う人が払う相手に対して渡すものであり、書かれている内容は「こんな内容でこんな金額のお支払いをします」という、内容を説明した文書です。

渡すタイミングとしては、すでにビジネス上での取引が終わり、まだ会計上での精算は終わっていないものの、支払う金額や内容が確定している段階で、その内容を通知するために渡す書類です。

納品書を受け取った側の人間（要は仕事を依頼している側の人間）が、相手からの請求書を受け取る前に、支払通知書を発行することによって、事前に双方のやり取りの内容に違いが無いかを確認する役割があります。

請求書とは、ビジネス上で商品やサービスを相手に提供した際に、その相手に対して「こちら側はこういうものをあなたに提供したので、その対価としていつまでにこの金額をこういう形で支払ってください」という、支払いに関しての取り決め事項を文書として送るもののことを言います。

請求書を送るタイミングとしては、商品やサービスを提供した後、相手からの金銭の精算が行われるまでの間です。

契約時に取り決めたことに違いが無いこと、契約時から何か変更があった場合にはその違いについて双方が同じ認識を持っていることを確認できる手段ともなり、精算時や精算後のトラブルを避けることにも繋がります。

支払通知書と請求書の違いは何かという点ですが、前項で説明したように、この2種類の書類は誰が誰に対して発行しているものなのかというのが一番大きな違いです。

お金を支払う側が払う相手に対して「この内容で精算します」と伝えるのが支払通知書であり、お金をもらう側の人間が支払う側の相手に対して、提供したサービスの内容や商品を明記して「これだけ支払ってください」という請求内容を知らせるのが請求書です。

支払通知書については会計処理上の法的な義務などもないため、どんな内容で作成するかのフォーマットが定められているわけではありません。

一般的に書き入れる内容としては、以下のような項目があげられます。

1)書類タイトル
2)発行年月日
3)発行元の名前・連絡先
4)宛名
5)支払通知金額
6)取引年月日
7)取引内容
8)単価
9)消費税
10)備考
11)総合計金額

要は、誰と誰がいつ、どのような取引をし、その案件に対してどういったものが納品され、それに対していくら払うかということが分かれば、この項目の範囲から過不足あってもかまいません。

支払通知書は会計処理において発行する義務や書式等が法律で定められているわけではなく、ビジネスでの取引上、お互いに気持ちよく精算し、会計処理上でも滞りなく進めるために発行されるものです。

あとは、こうした書類を残しておくことで確定申告の時の会計処理が分かりやすくなったり、精算忘れといった間違いを防ぐ役割もあります。

最近では、こういった精算時や会計上で必要な書類の作成から送付までを簡単にできる会計サービス等もたくさんありますので、必要な方は参考になさってください。