精算見積書とは何か？清算見積書とは違うものなの？

ビジネスをしていると、お金に関する様々な書類を作成したり、得意先から受け取ったりするでしょう。

その中の一つに、精算見積書がありませんか？

なんとなく見たことはあるけれども、どのような書類なのか知らないという人も結構多いかもしれません。

精算見積書とは「精算」と「見積書」に分類できます。

見積もりとはおおよその金額のことです。

通常の見積書の場合、いわゆる概算です。

ですから、実際に料金を支払うことになった場合、見積書と若干金額が違ってくることもあるかもしれません。

見積もりを作成していた段階で想定していなかった金額が発生するなど起こりうるからです。

一方、精算とは項目ごとの支払いを指します。

例えば、社員が会社の命令でどこかに出張したとします。

その時、現地の移動費や得意先との打ち合わせにおける接待時の金額を社員が立て替えることもあるでしょう。

この時の立て替え払いに関して、精算書を作成して請求する形になります。

精算見積書とは、おおよその金額ではなく、個別の項目ごとに金額を計算して、見積書を作成することです。

このため、一般的には精算見積書というと、内訳まで細かく記載された書類であることが多いです。

企業で経費精算するときに見積書を作成する際には、目的ごとに異なる精算見積書を作成するといいでしょう。

具体的には、出張や社員旅行の際に発生した経費については旅費精算書を作成します。

一方で、得意先回りをしたときに発生した交通費の見積書をとる場合には、交通費精算書を作成するといった感じです。

精算見積書に似た言葉として、清算見積書という書面を目にしたことはありませんか？

いずれも読み方は同じ「せいさんみつもりしょ」なので、同じ書類と考えている人もいるかもしれません。

しかし、「精算」と「清算」とでは意味合いが異なります。

よって、精算見積書と清算見積書も、表す内容が若干異なります。

精算見積書とは、金額を細かく計算して作成した書類のことです。

一方、清算見積書は、これまでの貸し借りの整理をするための書類ということになるでしょう。

例えば、精算見積書を作成して、実際の料金に差異が生じたとします。

実際にかかった費用が精算見積書に記載されている金額よりも多ければ、後日追加費用を請求されます。

逆に、実際にかかった費用が当初の見積もりよりも安かった場合には、余計に支払った分を先方から返還してもらわないといけません。

このような過不足がいくら発生したかまとめた書類のことを清算見積書といいます。

このように、精算見積書と清算見積書では、持っている意味合いが違ってきます。

精算と清算は同じ読みなので、両者を混同して認識してしまっている人も少なからず見られるようです。

精算見積書と書くべきところを清算見積書という書類で請求される場合もあります。

とはいえ、書類の文字間違いで実害が生じることはまずないでしょう。

このため、先方から指摘されることなく、そのまま使われる場合も少なくありません。

近年では両者を混同しても大きな問題にはならないかもしれません。

しかし、取引先によっては、いらぬ誤解を与えてしまう可能性があります。

また、相手から間違いを指摘されて恥をかく場合もあるかもしれないので、正しい意味と使い方の特徴について理解しておきましょう。

精算とは、金額に関する細かな計算を行うことを意味します。

一方、清算とは、お金を整理するときに使われる熟語です。

「関係を清算する」のように、物事を整理する際にもこの言葉を用いることもあります。

今度見積書を作成するとき、どちらが適切か考えてみましょう。