精算書と領収書の違いは何？両者の特徴を理解しよう

会社におけるお金のやり取りに関する証明書として、いろいろな書類が必要になります。

会社で働いていると、精算書と領収書がそれぞれどのようなもので、精算書と領収書の違いは何か、わからなくなることもあるでしょう。

精算書と領収書の違いがいくつかあります。

そこで、精算書と領収書の違いについて、まずはきちんと理解するところから始めましょう。

精算書と領収書の違いはそれぞれの持つ役割にあります。

精算書とは、社員が立て替えた金額を会社側に支払ってもらうために提出する書類のことです。

社員が経費を自分のお金で支払い、後日会社に請求する場合、2つのパターンが考えられます。

まずは社員が全額自腹で経費を負担して、後日、同額を会社に対して請求する方法です。

もう一つは、あらかじめ会社から一定金額を経費として渡され、その金額を超えるような経費が発生して、超過分を後日請求する方式です。

この経費がこれだけかかりました、という書類が精算書です。

一方、領収書とは、精算書に書かれている金額を実際に支払ったと証明する書類です。

もし精算書に書かれている金額をそのまま会社が出した場合、実際にかかった金額よりも余計に請求することもやろうと思えばできてしまいます。

精算書に書かれている金額と一致するかどうか、領収書で確認するわけです。

領収書は、実際にお店で何かを購入した時に、その店舗で発行してもらう書類のことです。

誰が作成するものかというのも精算書と領収書の違いです。

このように、それぞれの持っている意味に、精算書と領収書の違いがあります。

精算書を作成して、そこに添付書類として領収書を提出する形です。

精算書の場合、会社の所定の用紙に社員自身が作成します。

一方、領収書はお店で買い物した際、会計した時に発行してもらう書類です。

このようなところに、精算書と領収書の違いが見受けられます。

基本的に、経費精算を会社に請求する際には、領収書が必要と思ったほうがいいです。

精算書と領収書の違いで紹介したように、経費精算の支払い根拠になるからです。

ちなみに、税法上、領収書は「金銭もしくは有価証券の受理を証明するために作られた受取書」という扱いです。

普通買い物をすると何も言わなくてもレシートが発行されるでしょう。

このレシートを領収書の代用として精算書に添付して提出しても問題ありません。

取引の年月日と相手の名前、金額、品物の名前の書いてあるものであれば、領収書になりえます。

むしろ、近年では手書きの領収書よりもレシートの方が信ぴょう性は高いといわれています。

手書き領収書の場合、改ざんが比較的容易だからです。

税務調査を視野に入れた場合、レシートの経費精算の方が推奨されています。

ただ、領収書とレシートが両方発行された場合には、二重精算してしまう恐れがあります。

同じものは精算書に一括で整理しておくといいです。

精算書を作成する際には、会社の所定の用紙に指示通りに記載すれば問題ありません。

通常は請求する社員の個人情報、支払った日付、かかった金額とその内容などです。

そこに領収書をつけて、一緒に提出します。

精算書と領収書の違いとして、精算書を作成するツールとして領収書があるという側面もあります。

精算書を作成する際、金額など数字のミスは避けなければなりません。

手元に領収書を置き、そこに記載されている項目を確認しながら作成すれば、記入ミスを起こすリスクも少なくなります。

経費を自腹で負担した場合には、欠かさず領収書を受け取るように習慣づけましょう。

もし領収書をもらい忘れた、なくした際には、発行した店舗に行き、再発行を依頼すべきです。