就任祝いを辞退したい！注意点を押さえましょう

自分や上司が昇進や、新たな役職に就任することになりました。

このような時、就任祝いとして、有難くもお祝いの品やご祝儀などをいただけることがありますが、社の方針から、就任祝いは受け取れないことになっているので、辞退の旨をお伝えしたい…そんな時、どんな伝え方をすればいいのでしょう？

就任祝いが届いてしまった後にご返送するという事態は、お相手の時間やお金のご負担になってしまうので避けたいですよね。

ですので、会社や個人で『就任祝いはいただかない』という方針があるのでしたら、あらかじめ挨拶状や、パーティーなどお披露目会があるのであればその招待状などに、一筆辞退の旨を書き添えて、お知らせしておくのがベストでしょう。

「誠に勝手ながら、祝儀などにつきましては辞退させていただきます。何卒ご了承くださいますよう、宜しくお願い申し上げます」といったように一筆添えておくとよいでしょう。

また、前任者が亡くなった為の就任、の場合は、関係の深い会社の方などであればご存知かもしれませんが、『前任者喪中のため』と、上記の文頭に置いておくといいですね。

挨拶状で辞退したことに気付いていただけなかった際や、挨拶状が間に合わず、いただいてしまった場合には、お手紙やメールにて、以下の旨を伝えましょう。

●就任祝いのお品、心遣いへの感謝
●取引先からの贈り物をお受けできないこと
●お気持ちだけありがたくいただく

しっかりと誤解のないようにお伝えし、お品を返送します。

若しくは、こちらから出向いて直にお返しし、辞退しなければならない事情を説明した方がより良い場合もありますので、先方との関係性や、会社の物理的な距離などを鑑みて、どのようにお返しするか決められれば良いでしょう。

そうすれば、今後の取引などでお話がしやすくなることも考えられますし、直接のお礼の方がお相手にも心持ちスムーズに受け取ってもらえるでしょう。

ただ、直接出向いてお返しの場合は、突然の就任でない限り、年度の変わり目の時期が多く、先方の時間に余裕がないことも十分考えられますので、先方のスケジュールや状況にも十分配慮しましょう。

就任祝いをいただかない、という決まりがあったとしても、お祝いをしていただけるという気持ちには、しっかりと感謝の意を示しましょう。

また、たとえ文面だけのやり取りになってしまうとしても、誠意をもって行い、できれば面と向かってお礼をお伝えし、今後も円滑にビジネスを進めていきたいものですね。