亡くなった方へ請求書を出す時、誰にどんな文面で送ればいいのか。

仕事をする上で、日々取引先や個人の方と請求書のやり取りを行われていると思います。

しかし、残念な事ですが中には請求先の方が急に亡くなってしまう事もあります。

そんな場合亡くなった方へは請求書を送れません。

では誰宛に送れば良いのでしょうか？

また、その場合は文面は通常通りで良いのでしょうか？

その点に関して説明したいと思います。

人が死亡した時には相続が発生します。

相続はお金や家などの資産を引き継ぐといったイメージが強いですが、借金や負債も合わせて引き継ぐ必要があります。

相続放棄をすれば、借金や負債だけでなく資産も放棄することになります。

亡くなった方への請求書の支払いに関しても借金や負債と同じで、相続をした人が支払いの責任を持つことになります。

請求書の送り先ですが、請求先の相手方が亡くなったことが分かったら亡くなった方へ送るのではなく、宛名を変更する必要があります。

取引先が会社であれば担当者と同じ部署や経理部宛てに送れば大丈夫です。

個人事業主の場合は、相続されている人が分かればその方に宛てて送りましょう。

しかし、相続人と面識がない場合やな取引内容を把握していないケースも十分にありえます。

そういった場合、相続人は知らないところからの請求書が突然届けば驚き対応に困るでしょう。

状況を理解してもらい、スムーズに入金が行われるよう、請求書と共に亡くなった方へのお悔やみの挨拶と送られてきた請求書が何の請求書かの説明を理解しやすい文面を添えるようにしましょう。

請求書に記入する具体的な文面ですが、冒頭に「〇〇の請求について」と何についての請求なのかわかりやすくタイトルを入れましょう。

その次に「前略、この度はご愁傷様でした。〇〇様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。早速ですが〇〇の請求書を郵送させていただきます。」といった遺族への配慮と、お悔やみを伝える文章を最低限入れましょう。

季節の挨拶等は不要です。

請求内容に関してもわかりやすいように、例えば「何月何日にご利用いただきました」という期日や内容を明記しても良いでしょう。

最後に「お取り込みのところ恐れ入りますが、ご対応いただきますよう宜しくお願い申し上げます。」の文章を入れます。

亡くなった方への敬意と遺族の方への配慮を示しつつ、誰にでもわかる内容の文面にする事が重要です。

不慮の事故や病気などで、思いもよらず取引先の方が亡くなってしまった場合にも慌てることなくお支払いを促せるように、失礼のない対処法を把握しておきましょう。