【請求書の書き方】「手数料はご負担ください」という記載は必要か？

起業して売り上げが発生した場合、必ず書かなければいけないのが「請求書」ですが、自分が会社に勤めている頃は営業事務や経理が作成してくれた請求書を自分で作らなくてはいけないとなると、戸惑ってしまう人も多いようです。

請求書作成の基礎知識と押さえておくべきポイントを学んでおきましょう。

請求書には法律で規定されるような書き方の決まりはありません。

請求書を作成するにあたって重要なことは、取引先がどのようなフォーマットを希望するか、という点になります。

取引先それぞれに独自のルールがありますので、そのルールに合わせて作成します。

事前に取引先に必要な項目を確認しましょう。

請求書の目的は入金してもらうことです。

確実にその期日に入金をしてもらうために、請求書には入金日を明記してください。

請求書に相手の担当者名を明記することも重要です。

入金先口座番号の記入漏れに注意してください。

請求書を送った上で電話で送付した旨を伝えるとなお良いでしょう。

請求書送付にあたって起こりやすい「うっかりミス」に注意が必要です。

「請求書に角印を押したか」

「封筒に請求書在中と記入したか」

「消費税の端数を切り捨て・四捨五入・切り上げのいずれであるかを決定しておく」

以上3点に特に注意してください。

角印を押すことに法的な意味合いはありませんが、多くの企業で請求書に角印を押すことが慣習として残っているので、角印を押す方が無難です。

会社として正式な書面であることを表す効果もあります。

「請求書在中」の記述は絶対必要というわけではありませんが、中身を明確化する意味で重要です。

「請求書在中」の表記がなかったために、処理が後回しにされる、ということも起こり得ます。

この文書が何であるかを明確化するために、「タイトル」は必須です。

「御請求書」と表記することが一般的です。

大きなフォントの太字ではっきりと記載することで分かりやすくしましょう。

「宛先」は、企業間取引の場合は相手先の会社名とするのが一般的です。

送付先の相手の部署がわかる場合は部署名までを記載してください。

担当者名がわからない場合は宛先に「御中」を、担当者名がわかっている場合は「（担当者名）様」とします。

請求書の管理のため、請求書番号（通番）をつけましょう。

請求書のフォーマット次第ではつけなくてもよいこともあります。

「自分の連絡先」は、相手が請求書に関しての問い合わせをする際に必要です。

会社名の他、電話番号も記載した方が望ましいです。

社印を押印してください。

請求金額には、最初に合計金額を記載することで、支払額が一目で把握できます。

相手によっては詳細まで目を通さないので、最初に合計金額を記載しておきましょう。

その下に、請求内容の詳細を記述します。

商品名・品数・単価・金額は必須項目です。

商品番号は必要に応じて記載します。

支払先には銀行振り込みが一般的です。

銀行口座を間違えないよう注意してください。

振り込み手数料は、基本的には振り込む側が負担することになりますが、相手先会社との力関係によっては受け取り側が持たなければいけない場合もあります。

振込手数料を払ってもらう場合は、「手数料はご負担ください」と注意書きを記述しましょう。

特に取引上決められた支払期限があれば、それを記載します。

一般的には支払側の締め日と支払日の取り決めである「支払サイト」に合わせます。

この場合は、支払期限を明記する必要はありません。

ネットで検索すれば、請求書のフォーマットを無料でダウンロードして使用できるので、それを利用するのも良いでしょう。