請求書と納品書の照合方法は簡単？違いも解説！

フリーランスとして仕事を受注したり、反対に案件を発注したりする場合に重要となるのが請求書と納品書です。

ビジネスでは請求書と納品書を頻繁に照合することによって納品数や日付、報酬金額などを明示することができます。

書類の照合方法とそれぞれの違いについて見ていきましょう。

請求書と納品書はどちらもビジネスで必須となる書類ですが、その役割についてはそれぞれに異なっています。

前者は、「一定期間内において発生した業務の件数と、それにともなう報酬額を証明し記録するための書類」のことで、多くの場合、月末や月初めなどの締日に一括して発行されます。

原則としてはクライアント側がその都度発行するルールになっていますが、フリーランスの世界などではクライアントの業務負担削減のため、発注側が発行し署名捺印を求める、という形式をとっている場合も少なくないようです。

一方、納品書は所定の納品物がきちんと納められたことを証明するための書類であり、基本的には納品が発生した時点でその都度発行されます。

実際には、企業側が一定期間ごとに両者を照合し、どこかに食い違う点があれば差し戻して書き直しを求める、という方法でミスや行き違いを防いでいます。

従来は、請求書と納品書は毎月別々に発行し、専門の部署がそれらをまとめて照合する、という方法がとられていました。

しかしながら、ここ数年は、ウェブ完結による請求システムが浸透しつつあり、書類の照合も、より簡便な方法で行えるようになってきています。

ウェブを活用した請求システムであれば、膨大な量の書類を毎月整理し、照合する、という方法が不要になるため、業務の大幅な効率化をはかることができます。

また、納品書と請求をセットにした書類も一般的になりつつあり、照合という複雑な方法そのものが徐々に省略されています。

もちろん、ウェブ完結の請求システムであっても人為的ミスが生じる余地は充分にあり、セキュリティ面での不安もあるため、照合作業には時間をかける必要があります。

ビジネスにおいて請求作業は非常に重要なプロセスです。

いずれか一方にミスがあっても請求は認められず、報酬が正しく支払われないため、業務上の余計な手間を生じさせることになります。

ウェブ完結の請求システムなどを活用し、ミスのない請求管理を実現しましょう。