見積書を注文書に書き換えても大丈夫か？ビジネスの基本ルール！

ビジネスでまとまった件数の業務委託をつづけていると、見積書を注文書に書き換える、という必要性が生じる場合があります。

見積書を注文書に書き換えても、書類のルールとしては大丈夫なのでしょうか。

それぞれの意味や役割、兼用しても大丈夫か、という問題について詳しく見ていきましょう。

そもそも、ビジネスにおいて見積書と注文書は異なる役割をもつ書類のため、当然のことながら使われるシチュエーションも変わってきます。

まず、見積書は業務委託契約締結の前に委託側が発行する書類であり、納品本数、納品日付などを記録するための書類として使われています。

一方、注文書は業務を発注する側が発行する書類であり、発注する案件の本数とそれぞれの報酬対価、合計金額を記載する、という役割をもっています。

つまり、見積書と注文書は本来対になる書類であり、書き換えの際には見積書という文字を注文書に書き換え、あらためて押印すれば大丈夫かと思われます。

仮に、見積書を注文書に書き換えずに郵送してしまった場合は後々の事務トラブルなどにつながる可能性がありますので、書類を発行する際にはこの書式で本当に大丈夫かどうかを入念に確認するようにしましょう。

かつて、注文書や見積書、請求書などはビジネスにおいて必須の書類であり、新入社員がまず徹底的に教えられる業務のひとつとして考えられていましたが、最近ではウェブ完結による受発注システムが多くの企業で導入されており、書類発行の業務が大幅に軽減されています。

ウェブ完結による受発注システムであれば紙の書類のプリントアウト、郵送、署名捺印、返送、という一連のプロセスを省略することができ、案件管理や会計業務をスリム化することができます。

ウェブ完結による受発注システムは企業側だけでなく、クライアント側にとってもメリットの大きいシステムと言われていますので、運用さえ大丈夫であれば今後もさらに多くの企業で導入されていくだろうと見られています。

見積書と注文書は対になる書類であり、発注側が発行した見積書を注文書に書き換えて返送する、というのが基本的なルールとなっています。

ここ数年はウェブ完結による受発注システムも多くの企業で導入されており、ゆくゆくは書類をわざわざ発行しなくても大丈夫になるのではないか、という見通しがあります。