見積書の添付は原本？コピー？正しいのはどっち？

見積書を発行した際、クライアント側から原本の添付を求められる場合があります。

一方でコピーの添付でも良い、というケースもありますが、ビジネス上はどちらが正しいのでしょうか。

見積書の添付以外のビジネスルールについても見ていきましょう。

ビジネス上、業務を外部委託したり、反対に業務を受注したりする場合は、見積書の添付が必要になります。

簡易的な業務委託では、コピーを添付するだけですまされる場合も少なくありませんが、案件によっては原本の送付を求められるケースがあり、コピーのみの添付だと、差し戻しになってしまう可能性があります。

見積書に関しては、基本的にコピーの送付で充分です。

もともと、業務の受発注前に納品本数や納品期日、おおよそのコストについて双方でコンセンサスを取り結んでおくための書類ですから、記載された金額にずれが生じた場合以外には原本ではなく、複写したものを送付するだけで事足ります。

それでも、クライアント側が原本のほうを求める理由としては、「取引を行う上で万全を期したい」、「過去に何らかのトラブルがあった」などが挙げられ、そうでないかぎりは複写のみの送付で間に合う、というのがビジネス上の慣例になっているようです。

もちろん、どんな場合でもクライアント側から原本の送付を求められた場合には指示に従うのが鉄則ですので、書類は厳重に管理しておきましょう。

一般的な企業による業務委託においては、受発注から決済までのプロセスの中でたくさんの書類をやりとりします。

見積書以外にビジネスで重要となる書類としては、納品書、請求書、見積照会書があります。

納品書は納品が完了した後にその都度発行する書類であり、納品本数と納品期日、報酬の内訳が詳しく記載されています。

請求書は通常、締日などに発行される書類であり、個々の納品本数や納品期日についても箇条書き方式で記録します。

それぞれの書類ごとに意味と役割が異なりますので、きちんとおさえておきましょう。

見積書の送付は基本的にコピーのみで充分ですが、場合によっては原本の送付が必要になるケースもあります。

もちろん、その場合には複写のほうを送ってしまうと差し戻しになってしまう場合がありますので、クライアント側に事前に確認をしたうえでずれのない書類送付を心がけましょう。