見積照会書の意味とは？役割と書式を解説！

ビジネスで業務委託を行ううえでは、見積書とはまた別に見積紹介書の発行が求められるケースがあります。

見積書と見積照会書では、意味や役割が異なるのでしょうか。

見積照会書の意味とビジネス上の役割、書式のルールについて詳しく見ていきましょう。

見積照会書とは、見積書と請求書をセットにした書類です。

見積書と請求書は、一見すると同じ書類に思われるかもしれませんが、ビジネス上の意味も異なっており、記載される項目が違うため、書式も変わってきます。

見積書は、クライアント側が業務委託を行う場合に概算コストや納期、納品本数を記載したもので、変動する可能性のあるコストについては備考欄などをもうけて別途記載するのが基本ルールとなっています。

一方、請求書は原則として業務完了後に発行される書類であり、実際に納品された成果物や業務の対価、納品期日などを記載する書類、という意味をもっています。

このふたつの書類をセットにしたのが見積照会書であり、膨大な量の見積書、請求書を毎月突き合わせる、という業務上の負担を軽減できる、というメリットがあります。

見積照会書には基本的に定まった書式はありませんが、「双方にとって見やすい形で情報を記録する」というのがビジネス上の鉄則ですので、合計金額をまずトップに記載する、内訳は見やすいレイアウトで記入する、などのルールを徹底しましょう。

請求書と見積書をワンセットにし、照合作業の手間を大幅に省くことができる見積照会書。

現在でも多くの企業で導入されていますが、ビジネス上のルールは時代とともに移り変わりつつあり、そう遠くない将来には見積照会書すらも意味を失う時代がくる、と言われています。

ウェブ完結による受発注システムがここ数年、多くの企業で導入されており、見積書や請求書など、紙媒体による書類を発行しなくてもオンライン上で外部委託プロセスが完了する、というメリットがあります。

オンラインによる受発注システムが今後さらに浸透すれば、見積照会書の必要性も完全になくなるのかもしれません。

見積照会書は、見積書と請求書をワンセットにした書類で、見積書と請求書の照合作業の手間を大幅に削減できる、というメリットがあります。

多くの企業ではオンラインによる受発注システムと組み合わせられています。