見積書で「以下余白」の正しい書き方は？何の意味がある？

ビジネスでは「以下余白」と書かれた書類を受け取る機会があります。

見積書の以下余白には、どのような意味があるのでしょうか。

見積書に以下余白と記載する場合の正しい書き方について、それ以外のビジネスルールとともに詳しく見ていきましょう。

見積書では度々、「以下余白」という4文字が記されている場合があります。

見積書での以下余白とは、1枚の書面の記載事項が少なく、余白部分が大きくなってしまった場合に、先方からの記入をあらかじめ防いだり、「ここにはもともと何も書かれておらず、重要事項を故意に消去したわけではありませんよ」ということを明示したりする意味があります。

余白には正しい書き方というものが定められておらず、余白部分を違和感なく埋められていればビジネスでは特に問題にはなりません。

ただ、これはあくまでも紙媒体による記載ルールであり、ここ数年で急速に普及しているウェブ完結による請求システムでは書類が電子的にやり取りされるため、正しい書き方、というルールそのものも意味を失っていく可能性があります。

日本ではごく当たり前の書き方とされている「以下余白」ですが、果たして、海外の企業でも通用するビジネスルールなのでしょうか。

結論を言うと、公的文書やビジネス文書に以下余白と記載するルールは、海外にはありません。

特に、欧米諸国の企業や日本国内の外資系企業では形式ばったルールをビジネスにおいてもきらう風潮があり、以下余白のような、ある意味で暗黙の了解に近いルールは浸透しにくい、という特徴があるようです。

したがって、日本国内の企業であったとしても、海外企業との取引をメインに行っているような業態であれば以下余白のようなルールをさほど気にすることもないのかもしれません。

ただ、日本国内においては依然として以下余白のようなルールが重要視されていますので、いざという時に心証を悪くしないためにも、あらかじめ正しい書き方についておさえておいたほうが良いでしょう。

ビジネス文書では、余白部分への書き込みを防いだり、情報の改変などの誤解が起きないようにしたりするためのマナーとして「以下余白」と記載します。

正しい書き方については特に定められていませんが、ビジネスシーンの鉄則である「相手にとってわかりやすい書き方」を心がけましょう。