FAXで受け取った見積書へのお礼の返信は必要か？

最近ではウェブ完結による見積システムが浸透しつつありますが、まだまだFAXで見積書を受け取るケースも多いようです。

見積書をFAXで受け取った場合、お礼の返信が必要かどうかで迷うケースも少なくないようですが、果たして、お礼状を出すべきなのでしょうか。

具体的な文面と合わせて検討していきましょう。

ビジネスでは書面によるやり取りが基本となり、書面を受け取った側はスピーディに返信を行うのが基本的なマナーとされています。

もちろん、見積書をFAXで受け取った場合でもそれは同じで、受け取ったのが日中であれば、その日のうちに返信を行うのが原則とされています。

もし、書面をFAXで受け取ったのが業務終了後であれば、お礼状の返信は翌日以降という形になりますが、その際にはお礼状の冒頭で返信が遅れたことに対するお詫びを書き添えると印象が良くなります。

最近では見積書をメールやクラウド上でやり取りするケースが当たり前になりつつありますが、当然、メールであってもビジネスの基本マナーは変わらず、返信の迅速さが相手への誠意を表す、という考え方が根づいています。

FAXによる見積書にかぎらず、お礼状の返信にはスピーディさが必要ですが、ただ返信が迅速であるだけでは相手に対する誠意は伝わりません。

御礼状にはいくつかの文例というものがあり、ビジネスではそれらを組み合わせることでより心のこもった文面に仕上げることができます。

シンプルな礼状であれば、「見積書を拝受いたしました」と書き添えることで体裁がととのい、そのあとの文章で見積に対する詳細な検討事項を記載するのがひとつの形式です。

また、書面の金額に同意する場合は「承諾いたします」などと記入すれば良く、感謝の気持ちが伝われば礼状としては成功です。

また、金額に同意しかねる場合は「断る」という直接的な言葉を使わず、「事情により折り合いがつきませんでした」のように、婉曲的な表現を用いるのが必要かもしれません。

FAXによって見積書を受け取った場合でも、電話やメールなどと同様、できるかぎりスピーディに返信を行うのがビジネスマナーのうえでは必要かもしれません。

見積への対応に合わせ、拝受、社内検討、折り合いがつかない、など複数の表現を使い分けましょう。

ビジネスマナーには誠意が何よりも重要です。