領収書の書き間違い-正しい訂正方法は?但し書きを書き損じたら?

もし領収書を記入する際に、間違えてしまったらどうすればよいのでしょうか。

たかが書き間違いと思うかもしれませんが、ビジネスマナー違反になったり、税務処理上認められなくなってしまうケースもあるので、正しい訂正方法を知っておきましょう。

領収書にはお客様の宛名、金額、但し書き、日付を記入します。

もし、書き間違いをしたら新しい領収書を新たに書き直すのがベストです。

ですが、軽度な間違いの場合、間違えた箇所に上から二重線を引き、丈夫に正しく記載、さらに訂正印を押すことで対処できます。

もちろん、お客様が新しく書き直してほしいと言われる場合は、新しい領収書を使用し記載しなおしましょう。

書き損じてしまった領収書に、修正液や修正テープで訂正することはできません。

さらに、領収書を記入する際に消せるボールペンを使うことも避けてください。

消せるボールペンは失敗を防ぐための便利な道具だと考えるかもしれませんが、インクが摩擦で消えてしまうので領収書に使ってはいけません。

不正を疑われる恐れがあることは避けましょう。

さらに、金額の部分については、一部だけ修正することはできません。

たとえば、お客様は12,000円の買い物をしたのに、誤って12,500円と記載してしまった場合、5の部分だけを訂正して0と書き直せばいいというのは間違いです。

12,500すべてに二重線を引き、訂正印を押したのちに12,000と書かなければなりません。

これも誤解や不正を防ぐためです。

ですが、金額を書き間違えた場合は、やはり誤解を防ぐためにも新しく領収書を書き直した方がお客様に不快な思いをさせずにすむでしょう。

接客業の基本として、トラブルのもと、お客様の迷惑になりかねないことは避けるべきです。

また、新たに領収書を書き直す場合には、書き損じた領収書を勝手に処分してはいけません。

領収書は連番になっていることが多いので、1枚捨ててしまうと、その番号が抜けてしまうことになり、不正を疑われる可能性があります。

書き間違えた領収書はとっておき、経理の担当者に報告してください。

書き損じた領収書は、本来ならば新しく書き直すことが望ましいのですが、宛名または金額ではなく但し書きの誤りならば、二重線と訂正印で訂正すれば十分だと考える人が少なくありません。

もちろん、その場合もお客様から指摘があった場合には、快く書き直しに応じてください。