「送付不要」は失礼にあたる？丁寧に伝えるには

「送付不要です」など、必要がない場合に相手にあらかじめ伝えておくことは、親切で効率的です。

しかし、「送付不要です」だけでは素っ気ない印象になってしまったり、場合によっては不快に感じさせてしまったりすることもあるので、注意が必要です。

丁寧な印象を与えるにはどう伝えるのが正解なのでしょうか？

「送付不要です」は「送付していただかなくて結構です」という表現に言い換えることができます。

ただし、「結構です」という言葉は丁寧ではありますが、冷たい印象を与えてしまうことがあります。

拒絶や嫌味と捉えられる可能性もあるので、前後の言葉遣いにも配慮する必要があります。

怒っているのかな、と思わせてしまうこともあるので、特にメールなど非対面で使う場合には注意したいところです。

また、「結構です」という言葉は「断り」の意味だけでなく、「許可する」意味もあります。

「それでいいですよ」という意味になるので、一見丁寧に見えますが、目上の人に対してこの言葉を使うのは失礼だと思われることもありますから、気をつけましょう。

上から目線だと思われたり、生意気だと思われたりしてしまいます。

「結構です」という言葉を使う場合には、「この手続きにはこの書類は使いませんので、送付していただかなくて結構です」などと理由もあわせて伝えると、より丁寧で受け取る側もすんなり理解しやすいでしょう。

「結構です」という表現の方がより丁寧な印象を与えますが、「送付不要です」と伝えても失礼にはあたりません。

「結構です」という表現を用いるときと同様に、不要な理由をつけ加えて伝えると、悪い印象は持たれないでしょう。

また、「結構です」という言葉はあいまいさがあるため、特に仕事上では「不要です」とはっきり伝えた方が、無駄もなくて良いかもしれません。

「不要です」にしても「結構です」にしても、相手との関係性やシチュエーションによって使い分けることが大切です。

適切な敬語表現を扱えるようになるのが望ましいですが、それよりも相手に寄り添い、言葉を尽くすことで、言葉の意味と誠意が伝われば良いのです。

長々と言葉を並べる必要はありませんが、素っ気ないかなと思ったら、誤解されないように少し言葉を付け加えたり、文末に相手を気遣う文言を入れたりすると良いでしょう。