忘れ物を送る際の送付状の内容は？書き方のマナーやどんな言葉を一筆添えるべきかについて

お客様等と書面のやり取りをすることがあります。

その時必要書類だけではなく送付状を同封することが多いです。

これは会社や自分の顔と同じ役割を果たすため間違った文章を書いてしまうと恥ずかしい思いをしますので、書き方に気を付けなければなりません。

また、締め文を一筆入れるだけでも相手の印象は変わります。

送付状のようなビジネス文書でのマナーは、配置を間違えないことです。

タイトルは中央に、その右下には日付、さらにその左下には宛先が来るようにします。

また送付状は印鑑を押す必要がないため、日頃の癖で名前の横などに押印してしまわないように気を付けましょう。

さらに、手書きの方がいいのかと思うこともありますがビジネスにおいてはPC作成が基本です。

挨拶文は拝啓から始まり、文章の最後は敬具で締めます。

時候の挨拶もありますが、忘れ物の送付状の場合はビジネスでよく使われる表現を少しアレンジした程度でも問題ないです。

お客様や取引先の方の忘れ物の場合、今後の付き合いも考えた内容を意識するようにします。

基本的には、請求にかかるお知らせなどの送付状と同じ形式で書きます。

タイトル、挨拶文、送付状の内容、その他特記事項で構成されており、内容部分には忘れ物をされたということを記せばいいです。

無理な言い回しや分かりにくい表現を使わず、いつも取引をしていることに対して感謝伝える言葉を添え、その後にいつどこで何を忘れたのかを明確にしておけば問題ありません。

また最後に、今後ともよろしくお願いいたします、と一筆入れておくのが良いでしょう。

一筆文は必ずしも必要ではありませんが、あると良い印象を与えます。

テンプレートに沿って書けば間違いはありません。

しかし、ビジネス書やインターネットにあるような典型的な言い回しをそのまま使った文書は、相手への思いやりが伝わりにくく、業務的だと思われてしまうため一筆入れるなどして少し自己流の言い方に変えるよう心掛けましょう。

また、誤字脱字があったり相手の名前や住所などを間違うのは大変失礼です。

忘れ物に対する送付状とは言え、相手に送る文書は記入漏れやミスがないように必ず1回以上は読み返しましょう。

さらに、送付状は相手が郵便物などを受け取った際に最初に目がいくような場所に入れます。

そもそも送付状は、送ったものの内容についての記載をしている書類なので、わかりにくく見えにくい所に入れては意味がありません。

荷物の中でもなるべく見つけやすい位置に配置しましょう。