【返信用封筒】封筒裏の発信欄は何を書く？マナーや記入不要の場合についても

返信用封筒は、書面での双方のやり取りをする際に使われます。

必ずしも相手側に封筒と切手があるとは限りません。

そのため、返送してほしい書類があるとき、相手に封筒や切手代を負担してもらわなければならず手間をかけさせてしまいます。

返信用封筒は相手にコストがかからないようにという意味で使われるようになりました。

また、返信用封筒の差出人が直接宛名を書くため、誤送を防ぐこともできます。

返信用封筒を出す時に気になるのが、発信欄です。

特に指示はないものの、書くのが良いのか悩む人もいます。

その封筒の差出人の住所と氏名を書きます。

会社仕様の業務用封筒は、発信と書かれた空欄が裏面にあります。

基本的にその欄には、差し出した部署名を記入します。

そもそも普通のやりとりと違い、返信用封筒は特定の相手から送られて来るものなので、その封筒が誰から返送されたのかは内容を見ればすぐに分かります。

そのため差出人の名前が書かれていなくとも、困ることはほとんどありません。

封筒の仕様上、発信欄があるにはあるのですが、基本的に記入不要です。

返信用封筒を出している相手が少ないためすぐに判断ができるのと、中を見たら一目瞭然だからです。

ただ、書いたからといって失礼にはならないので、書く、書かないは個人の自由です。

封筒は縦書きが多いですが、中には横書きのものもあります。

横書きも縦書きも大きな違いはなく、宛先の「行」を消し、「御中」もしくは「様」に変更します。

また表と裏で形式が違わないよう、縦なら縦、横なら横に統一して書きましょう。

学校や企業など見学に行くと、パンフレットの中に詳しい情報は資料請求してください、といった内容と返信用封筒が同封されていることがあります。

この場合の返信用封筒には必ず発信欄を書かなければなりません。

その発信欄に書いてある住所を元に相手が資料を送るからです。

ただ、申込書の中に住所を書く欄があれば必ずしも発信欄に書かなければいけないということはありませんが、迷ったら書いておきましょう。

発信欄を書く場合、特別なマナーや注意点はありませんが、誰が見ても読みやすいように楷書で丁寧に、見やすい大きさで書くようにします。

また逆に、自分が返信用封筒を相手に出す場合は、相手の情報が分かるからと勝手に発信欄を書くことはマナー違反になるため注意が必要です。