退職者宛の送付状は必要？基本的な書き方や相手への気遣いについて

退職者宛にも送付状を送る場面はいくつかあります。

業務的な内容から挨拶まで多岐に渡り、相手の立場やその場面に応じた正しい書き方をしなければなりません。

退職者であれ、元は従業員です。

丁寧な言葉をもらうと嬉しい気持ちになるため事務的な内容であっても一言感謝の気持ちを伝える文を添える気遣いを持つことが大切です。

退職者宛に送付するものは、源泉徴収票、雇用保険被保険者証、離職票、健康保険被保険者資格喪失証明証、年金手帳などです。

1か月以内に渡すものから10日以内のものなど期限は様々ですが、必ず退職者の手に渡るよう手配しなければなりません。

その場で渡せることもありますが、多くの場合は退職手続きをしてその後会社から郵送されます。

その際、送付状も同封します。

退職者宛の書類につける送付状は相手への心遣いとして同封するものです。

そのため送付状がないからといってビジネスマナーに反するということではありませんが、あるかないかで受け取る際の相手の気持ちは変わります。

特に源泉徴収票や給料明細を送るだけであれば書類だけでも構わないのですが、相手が今まで会社に尽力してくれた人や、アルバイトなどで退職されたがまた来てほしい、と思う場合は同封したほうが良いとされます。

マナーに反するわけではありませんが、退職者への最後の心遣いという意味で送付状は添えられます。

書き方は会社ごとに違いますが、ある程度は同じです。

必ず記載するものは、タイトル、宛先、日付、作成者、本文です。

日付は作成日もしくは発送日を記載します。

送付書類などが1つの場合は本文中にそれを記載するだけでいいですが、複数ある場合は本文の下に「記」と書いて書類名を箇条書きで列記する方法が一般的です。

また、本文の最後に「益々のご活躍をお祈りいたしております」、などの文を加えると堅苦しくなりすぎず、在職者からの気遣いも感じることができます。

ただし、いれなくてもマナー違反にはならず、相手が上司やあまり関わりのない相手である場合はあえて入れずに事務的な文書で済ませることもあります。

また、退職者宛の送付状は、お得意様やお客様宛ではないため、かしこまった挨拶分を丁寧に記載する必要はありません。

事務的内容であれば分かりやすく簡潔にまとめ、退職者が見やすくなるような工夫をします。