【返信用封筒の入れ忘れ】お詫び状と送付状の正しい書き方！もし相手が送料負担で返信してくれたら

返信用封筒は様々な場面で使われます。

資料請求をしたとき、企業等に内定した時、契約書を交わす時、確定申告の時などです。

資料請求などの場合は、相手が一旦負担してその後振込などで送料を支払う場合があります。

しかし相手が顧客や取引先などである場合は、一筋縄ではいきません。

相手から返信用封筒がないと指摘を受けた場合、もしくは自分で気がついた場合はすぐに対処しましょう。

入れ忘れに気が付いたら連絡し、返信用封筒を送りましょう。

送付状は時候の挨拶、返信用封筒の入れ忘れの謝罪、返信用封筒を同封していること、そして以後気を付けるという内容でまとめます。

就職希望先で厳しい所であれば、1つでも不備があるなら不採用としてしまう所もあります。

しかし、きちんと連絡を入れて返信用封筒を同封すると伝えれば、気持ちを汲み取ってもらえることがあります。

速達など急ぎで出す場合は、「急啓～敬具」で締めます。

しかし送付状の言い回しよりも、同封し忘れたあとのアフターフォローの方が重要です。

不採用になった後で、連絡してくれたらよかったのに、と言われてしまうこともあります。

だいたいの企業では、きちんとお詫びの連絡を入れ、すぐに郵送すれば、真っ先に不採用になることは少ないです。

お詫び状のテンプレートはいくつもあるため、インターネットで探すか、自分なりの書き方でも書けます。

ただし、自己流で書くと形式が崩れたりおかしな文章になってしまったりすることがあります。

初心者やあまり書いたことがない人は、テンプレートを使うことをオススメします。

お客様などへの不手際でお詫び状を書く場合、時候の挨拶は必要ありません。

内容には、ミスやトラブル、変更などの必要事項を書き、お詫びの言葉を入れます。

また、自分たちの責任であることと再発防止に取り組むといった内容も組み込みます。

そして最後はこれからのお付き合いやお引き立てをお願いする文章で締めましょう。

急ぎでない場合は返信用封筒が届くのを待ってから返信してくれることが多いです。

しかし、入れ忘れても相手が気遣って返信してくれる場合があります。

その際、相手から強く返金は必要ないと言われない限り、必ずかかった送料は返金しましょう。

切手であればミニレターや普通郵便で送れます。

またそれなりに料金がかかっていた場合は手数料を負担し、振込で返金しましょう。

また、その際に必ずお詫び状を送付するか、お詫びの連絡を入れましょう。