上司の代理として送付状を作成するときの注意点とは

上司に代わってメールや文書を送るように言われ、書き方や作法が分からず困ってしまうことがあります。

上司に代わってメールを送る際にミスをしてしまった場合、その責任は自分だけでなく上司にも及んでしまうため、十分に注意して作成したいものです。

代理メールを送る時には、必ず送付状と呼ばれる文書をつけなければいけません。

送付状とは、取引先等に文書を送付する際に、その送りたいメインの文書に添付する文書のことです。

社外の関係者には正式な送付状を送ることが必要ですが、社内の関係者や親しい顧客には、手書きにすることでよりよい印象を持ってもらえることがあります。

正式な送付状には、受取人の名前、差出人の名前と連絡先、送付する書類の内容が分かるような文書を作成します。

パソコンを使って、A4サイズで統一しましょう。

また、文書関係を送るときだけではなく、お客様にお中元やお歳暮などのギフトを送る場合でも、添付するようにします。

そうすることで、突然品物だけが送ってきて戸惑わせてしまうということを避けられるだけでなく、感謝の気持ちや、送る理由を伝えることができます。

上司の代理で送る場合、まずおさえておくべき1つ目のポイントは、代理人としてメールを送っていることを明確に示すことです。

メールの内容に入る前に、会社名、自分の名前、上司に代わってメールを送ることなどを明記します。

メールの責任者を明確にしておくことで、メール案件で問題が発生してもスムーズに対応することができます。

署名は、必ず上司と自分の連絡先をどちらも記し、もちろん上司の連絡先を先頭にもってくるようにしましょう。

また、返信先は誰にすればよいのかも明記しておく方が親切です。

もし、自分宛に送って欲しいなら、「ご返信は○○まで頂けますと幸いです」と記し、直接上司宛に送ってもらう場合は、「お手数をおかけしますが、ご返信は○○までお願い致します」と書いておくようにします。

上司の代理でメールを送るときのポイント2つ目は、上司に言われたことだけをメールの本文に書くことです。

内容をわかりやすくするために、気を利かせたつもりで余分な情報や説明を加えると、上司が意図していなかった風に取られてしまう可能性があります。

また、先方との誤解が元でトラブルになった場合、上司に「そんなこと言ってないよ！」と怒られてしまうかもしれません。

もしどうしても何か説明を付け加えなければならない場合は、その説明は自分が追記したものであることを書いておきましょう。