メールでの納期確認をしよう！どれくらいで返信をするべきか？

仕事を行う上で注文に関わる際には、納期にどれくらい時間がかかるかなどトラブルになる可能性があります。

取引先が指定した日程通りに届かない場合、信頼関係にも関わる問題になってしまいます。

そのため、勝手に判断せず確認を十分に行なってから返事をすることが重要になるでしょう。

取引先とのやりとりでトラブルを起こさないために、期日に関わるメールの書き方には注意が必要です。

連絡を送る上でまず、件名に注意が必要です。

件名をシンプルに「納期日についてのご確認」と明記することで、件名を確認するだけでメール本文の内容を把握できるでしょう。

期日についての再確認の場合は、シンプルにまとめることが重要です。

ビジネスでの件名の基本は、書かれている内容を一言でまとめることです。

わかりやすく、シンプルになるように件名に注意しましょう。

納期の再確認の場合、どれくらいの期間かだけでなく他にもいくつか確認したいことがあります。

配送前に十分に確認すれば大きなトラブルを防げるでしょう。

納品予定の内容や数量、納品場所、時間、連絡先なども一緒に確認することでお互いの認識を一致させられます。

納品について連絡をする場合は、どれくらいで納品するかだけでなく、注文に関するお知らせメールとしても利用できます。

注文から納品までの時間が空いてしまった場合は、認識違いなどが生まれることがあるので、トラブルを防ぐためにも便利といえるでしょう。

納期の問い合わせがきた場合、確認するまで時間がかかるケースも少なくありません。

問い合わせをした瞬間から、「どれくらい待てば返事が来るか」というような待ち姿勢になります。

返事が遅くなればなるほど、信頼関係は薄れる原因に繋がるので、できるだけ早めに連絡を返すことが重要なポイントです。

もしすぐに返事ができない場合は、返事を待たせることより、「なぜ回答できないのか」の理由を先に伝えると良いでしょう。

理由を先に伝えることで、どれくらい待てば良いか把握でき、ストレスが軽減されトラブルを防ぐことができます。

緊急の場合、メールだけでなく電話をかけて連絡することも大切です。

取引先が「見えない状況」を作らないために先手を打つことで、満足度を下げずに取引を行えるでしょう。

相手にとって一番ストレスの原因になるのは、見えない状況を作ることです。

不安感にさせないためになるべき早めの行動をすることが大切でしょう。