FAXで振込口座を知らせる時のマナーとは

ビジネスの場で、取引先などに書類をFAXで送信する機会は必ずといって良いほどあります。

その際、相手に失礼にならないように送信しなければなりません。

特に、振込にて送金を依頼する際に、口座番号をFAXして欲しいと言われた時は、間違いなく正しい情報をお知らせしないとトラブルの元になります。

FAX送信時の送り状の書き方やマナーを知っておきましょう。

FAX送信時につける送り状とは

仕事でFAXを送る際、書類をいきなり送るのではなく、表紙の代わりになる「FAX送り状」をつけるのがマナーです。

いきなり書類だけを送るのは失礼とされているので注意しましょう。

ここでは送り状と言っていますが、送付状や送信票（表）ということもあります。

表紙をつけるのは、「本来なら持参して手渡しするものですが、FAXという簡単な方法で済ませます。申し訳ございません。」という意味があるとされています。

しかし、事前に相手から送付状は要らないと言われているのであれば、書類の空いたところに宛名や発信者名を書いて送っても良いです。

FAX送信のマナーを知ろう

最近はメールなどで書類の送付を済ませるところが多いのですが、FAXでやりとりしているところもあります。

少なくなっているとは言え、社会人としてFAXの送信マナーも知っておくようにしましょう。

・送付状はつける
・たくさんの枚数を送る時は先方に了解を得る
・小さな文字や図は適さない
・お礼状やお見舞い状、お悔やみ状など、社交や儀礼文書は送らない
・個人的なこと、人事に関することなど、プライバシーに関する内容は送らない
・送る前に相手のFAX番号はしっかり確認する
・送信後、電話で受信確認をする

これが一通りの送信の流れ、マナーになります。

振込口座を知らせるFAXを送る時の注意

振込で送金を依頼するのに、こちらの口座番号等をFAXで知らせることになったらどんな点に注意すれば良いでしょうか。

「振込先口座のご案内」といったタイトルの文書を作り、送り状を添付の上、送信すれば良いです。

振込先口座の情報は、記入漏れやミスがないよう、何度か確認することが大切です。

銀行、支店名、預金種別、口座番号、口座名義人をお知らせしますが、銀行名には金融機関コードを、支店名には支店コード、口座名義人にはふりがなを記入しておくと丁寧です。

Wordなどで文書を作る場合、口座番号などの入力ミスがないか、しっかりチェックしましょう。

どんな文書を作れば良いかわからない場合は、インターネットで書式が無料ダウンロードできますので、利用すると良いでしょう。