段落や字下げなど意外と知らないビジネスメールのルール

社内での連絡事項や取引先とのやりとりには、ビジネスメールを使うことが主流となっています。

しかし、昔ながらのビジネス文書に慣れている人はそのルールをメールにも使っているため、逆に読みづらくなってしまうことがあります。

字下げや段落分けなど文書とメールではどういった違いがあるのでしょう。

最近では仕事に関する連絡事項にメールを使うことが当たり前になってきました。

ひと昔前ならビジネス文書を送っていたのですが、実はこの2つの間には書き方に違いがあるのです。

ビジネス文書で用いられるルールをそのままビジネスメールに取り入れているケースが結構あります。

メールと文書ではその性質が若干異なってきますので、書き方にもそれぞれに合ったルールがあるのです。

連絡事項を相手に伝えるには、まずは電話という方法があります。

わざわざメールでなくても電話で伝えればいいのですが、なぜメールを使うのでしょう。

ビジネスメールの場合、最大のメリットは、相手の時間をこちらの都合に合わせることがないという点です。

例えば会議中や運転中などでもメールであれば問題はありません。

いつでも相手の都合がよいときに伝えられるのです。

また、電話では雑談も重要なコミュニケーションとなりますが、意外とそれが重荷になるものです。

用件だけを伝えたいときにも便利なツールと言えるでしょう。

ではどのように書いていけばいいのでしょう。

まずは段落を考えてください。

一つの文章は長くても50字以内です。

できれば20字前後が好ましいです。

段落を短くしてこまめに行うことで相手からすると読みやすくなります。

また、箇条書きを取り入れると目に入りやすくなり、要点が分かりやすくなります。

そして字下げですがビジネス文書と違いこれは必要ありません。

すべて左寄せで進めましょう。

字下げは手間もかかりますし、改行すれば事足ります。

そして最後の署名ですが、これも左寄せでかまいません。

段落の分け方や字下げなどビジネス文書とは書き方が変わってきますので、こういったルールはぜひとも身に着けておきたいものです。

ビジネス文書では当たり前に使われていた字下げもビジネスメールでは不要となります。

形式が変わるとルールも変わるのです。

メールという形式は相手に連絡事項を端的に伝えるためのものですから、段落の分け方など見やすさを重視する必要があるのです。

ルールを守ることは相手へのマナーともなることを忘れないでください。