FAXの宛名に注意！取引先の社長にはどのように送れば良い？

FAXは、メールや電話と同じぐらいビジネスシーンで使う大切な連絡ツールの一つです。

近年では、メールが主流になり使う頻度が少なくなりましたが、まだまだ使用するシーンは少なくありません。

取引先の社長や役職ある人に送る場合、宛名に注意する必要があります。

FAXを送る機会が減っても送り方の基本を確認しておくことで、社会人としてのマナーを覚えておくことが大切です。

FAXを送る前には、添え状を合わせることがビジネスマナーの基本です。

この添え状のことを「送付状」「送信状」「送り状」など呼ばれています。

FAXも他のビジネス書類と同様にいきなり本題の書類を送ることはせず、送付状を送ることがマナーになっています。

送付状は、ただ添えるだけでなく相手に失礼がないようにビジネス文書のマナーに沿うことが大切になるでしょう。

FAXを社外に送る場合、各企業で決められた送り状があることが多いため、必ず送り状を添えて送りましょう。

添え状で記載することは、受信者側と送信者側の宛名や個人名、日付、送信枚数、あいさつ文、補足内容などを記載しましょう。

添え状が完成したら、宛名をよく確認し、相手に失礼のないように注意しましょう。

同じ会社でも部署が違う人へ社内のFAXを送る場合の宛名は、「◯◯部長」のように役職をつけて送るようにしましょう。

各企業では、独自ルールがあるため各企業に従った宛名で送りましょう。

社長にFAXを送る場合など、宛名の書き方で間違いやすいのが「様」についてです。

敬称として使われている「様」は、一見丁寧に見られがちですが、「社長」などの役職名にはすでに敬意が込められているため「様」がなくても失礼ではありません。

そのため、一般的に「社長様」とは記載せず宛名として記載する場合は、役職名を先に記載します。

名前の後に「様」とつけることで見た目が良くなり、敬意を示す表現として使われるでしょう。

「社長」などの呼び名と宛名を切り離して考えることが大切です。

FAXを送信した後のビジネスマナーとして、送付する前に必ず電話をして送信後に到着の確認をしましょう。

突然FAXをしてしまうと、受け取る側が確認漏れになる恐れも考えられます。

しっかりと相手に届いているかも確認することで確実に受け取ってもらうことができるでしょう。

また、受け取り後はすぐに返信できなかったとしても受け取ったことを送信者へ伝えることも大切です。