返信が必要なFAXの｢お取引先様各位｣から｢お｣と｢各位｣は消すべき？

メールを使用することが多くなったため、FAXを使用する頻度は以前よりも下がったかもしれませんが、まだFAXを使う機会が多いという会社もあります。

社会人としてFAX送信、返信のマナーを知っておくことは大切です。

ビジネスマナーを身につければ、トラブルを避けて気持ちよく仕事ができます。

宛名が｢お取引先様各位｣となっているならば、横または斜めの二重線ですべて消して自社名に直したうえで返信しましょう。

｢お｣と｢様｣を消すとごちゃごちゃして見苦しいですし、そもそも｢取引先各位｣からでは、どこから来たFAXなのか分かりづらくなります。

また、｢各位｣というのは大勢に対し使う言葉で｢皆様｣といった意味がありますが、相手を敬う意味が含まれています。

ですから｢様｣を消すならば、｢各位｣も消す必要があります。

自社のことを｢各位｣というのは上から目線であり、相手に対して失礼になるからです。

でも、｢お｣と｢様｣と｢各位｣を消すと、紙面がごちゃごちゃして汚くなりますし、分かりにくくなります。

誤解を避けて、明確にするために自分の会社名を書く方くようにしましょう。

取引会社等から送られてきたFAXの用紙を使って返信する際は、宛名の敬称を間違えないよう注意する必要があります。

返信が必要なFAXの場合、発信者は宛名の後ろに｢行｣｢宛｣と記入しています。

郵便と同じで訂正せずにそのまま送るのはマナー違反です。

｢行｣または｢宛｣は横線で消すのが正しいマナーです。

横二重線または斜め線で消したうえ｢御中｣または｢様｣と記入して返信してください。

さらに言うならば、送られてきた紙面に記入欄がある場合を除き、送られてきた用紙で返信するのではなく新しく文章を作成して送ると失礼がありません。

自分に宛てられた｢ご担当者様｣という部分も横線で消すのがビジネスマナー。

ご担当者様ではなく、自分の名前をフルネームで記入しましょう。

もし、相手の方がそのFAXの件で尋ねたいことがあったとき、電話口で｢○○のご担当者様お願いします｣と言うよりも、直接名前で｢○○様をお願いします｣という方が早いですから、そうした意味でも名前を書いた方が親切です。

担当が複数いる場合でも、自分が返信するのなら自分の名前を記入するとよいでしょう。