ファックスを送るときに送付状なしは失礼？書き方は？

ファックスを利用するときに、必要な書類だけを送信するのではなく、今から書類を送ることを知らせるFAX送付状を添えるのが一般的です。

しかし「送付状を送るのは面倒」「送付状なしで送ってもいいんじゃないの？」と感じている方もいるのではないでしょうか。

その必要性や、送付状の書き方などについてまとめてみました。

そもそもFAX送付状は、なぜ必要なのでしょうか。

想像してみてください。

ある日突然、一枚の書類がファックスで送られてきたら、どのように感じるでしょうか？

この書類はどこの誰が、何の目的で、誰に送られてきたものなのか？と、疑問に感じるのではないでしょうか。

会社宛てに送られてきたとしても、従業員の誰宛てなのかがわからない場合もあります。

また、送られてきたのは1枚だけだったけれど、中途半端なところで内容が終わっている場合、これで必要な書類は全てなのか？と疑問に思うのではないでしょうか。

このような疑問を解消するために、送信する書類の情報に関する説明書として「FAX送付状」が必要になるのです。

送信する書類について、あらかじめ受取手が理解しているのであれば、FAX送付状は不要です。

例えば電話やメールで「今から○○の書類を○枚、FAXで送信いたします」と連絡しておけば、送付状がなくても相手が困ることはありません。

FAX送付状は、これから送る書類に関する情報を、受け取り側にわかりやすく伝えるためのものです。

送付状の内容に書き漏れがあると、情報がうまく伝わりません。

必要な情報は
（1）誰から、
（2）誰宛てに、
（3）何の書類を、
（4）何枚送るのか
です。

この4点について書き漏らすことのないようにしましょう。

しかし、これらの情報を箇条書きにするだけでは、マナー違反です。

対面で誰かに報告をするときは、まず挨拶をしてから、伝えたい内容を話します。

電話やメールであっても、まずは挨拶から始めます。

FAX送付状も同様です。

最初に、「拝啓、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などの文章を添えましょう。

次に「早速でございますが、先日お問い合わせ戴きました商品のお見積もりをお送りいたします。何卒ご査収下さいますようお願い申し上げます」などの説明をして、続けて具体的な内容を記載します。

送信書類（本誌を含む送信枚数：2枚）
・お見積書：1枚

など、FAX送付状を含めた送信枚数と、書類名と枚数を明記しましょう。