FAXが間違えて送られてきた！どう対処すればいい？

家にFAXを設置している方の中には、自分とは関係のない書類が突然送られてきて困ったという方もいるでしょう。

会社に他社宛のFAXが間違えて送られてきたというケースもあります。

家であれ会社であれ、送付先を間違えて送られてきた書類に関してはどのように対処すればいいのでしょうか。

また、間違えて送られてしまう原因とは何でしょうか。

FAXの誤送信の主な原因は4つ考えられます。

1つ目は、間違った番号を押すことで見ず知らずの人に送信してしまうケースです。

知らない相手に重要な情報、あるいはプライベートな内容が送信されてしまうことがありますので、注意が必要です。

2つ目は、誤って短縮番号を押してしまった場合です。

例えば、A社に送信したつもりが、その隣に登録していたB社の短縮番号を押してしまい、書類が間違えてB社に送信されてしまうということが起こり得ます。

この場合も、2社間の内密な情報が漏洩してしまう危険性があります。

3つ目の原因は、送付状と本文が不一致の状態で書類が送られてしまうことです。

確認不足が原因でこのようなミスが起こる可能性が高まります。

送信先は合っていても、内容が関係ないという事態になり、受け取った側は困惑してしまいます。

4つ目の原因として考えられるのは、アドレス帳を作成する際の入力ミスです。

番号間違い、会社名の入力間違い、番号変更の登録忘れなどの様々なミスから、送信が完了できなかったり、関係ない人に送られてしまったり、という事態が発生します。

FAX送信を失敗すると、約束の時間に待ち合わせ場所に誰もいない、いざ打ち合わせに行ったら相手側から書類を受け取っていないと渋い顔をされるなど、間違いに気づくのが遅れて実害が出る場合がありますので、注意が必要です。

会社間の送信ミスの場合は、勝手に破棄することでトラブルになる可能性があるため、間違えて届いたことを報告するようにしてください。

送信元の会社との関係性や送られてきた書類の内容も関係するため、どうしたらいいか判断に迷うこともあるでしょう。

そのような時は自己判断で破棄したりせず、上司に報告して指示を仰ぐことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

もし、自宅に知らない人や会社から誤送信された場合は、そのまま放置する人が多いですが、複数回仕事関係の書類が送られている場合は、番号の登録間違い、もしくは番号移転済みの会社に送信しようとしているのかもしれません。

誤送信が続くようなら、送信元に連絡を取ることで解決する可能性があります。