FAXで出欠返信をする際のビジネスマナーとは

FAXで出欠返信を行う際に、ビジネスマナーで迷ったことがある方は少なくないでしょう。

FAXでの出欠返信には、注意すべきいくつかのビジネスマナーがあります。

マナー違反にならないように気をつけましょう。

まずは、出席するのか欠席するのかを示す必要があります。

出席する場合は、「ご出席」の「出席」に丸を付けましょう。

また、「ご」は自分自身への尊敬表現にあたるため、二重線を引いて消しておきます。

そして、「ご欠席」も上から二重線を引いて消しましょう。

欠席する場合も同様です。

「ご欠席」の「欠席」に丸をして、「ご」と「ご出席」には二重線を引きます。

基本的なビジネスマナーとしては、「ご」を二重線で消して丸を付けるという方法でも問題ありません。

しかし、丸をするだけではそっけない印象に見えることがあります。

より丁寧な返信をしたいのであれば、「出席」や「欠席」に一言付け足すことをおすすめします。

出席する場合は、「出席」に丸を付けた後に「させていただきます」という言葉を書き足しましょう。

欠席する場合は、「欠席」に丸を付けて「残念ながら」と「させていただきます」と書き足すことで、丁寧な印象になります。

なお、欠席の場合は「多忙につき」といった理由は書かないのがビジネスマナーです。

招待されたパーティーや会合の優先順位が低いという意味になるため、事実だったとしても書かないようにしましょう。

その代わりに、出欠返信にはお祝いのメッセージを書くことをおすすめします。

たとえば周年記念パーティーに招待されたのであれば、「○周年おめでとうございます」といった言葉を添えましょう。

FAXで出欠返信を行う場合は、宛名の部分にも注意しなければビジネスマナー違反になってしまいます。

発信者の会社名や個人名の後ろを見ると、通常「宛」や「行」と書いてあります。

このまま返信するのではなく、「宛」や「行」を二重線で消して「御中」や「様」に変えた上で返信しなければいけません。

FAXでは忘れやすいポイントなので注意しましょう。

なお、組織に対しては「御中」を、個人に対しては「様」を使用します。

さらに、返信者の名前を書く欄がある場合は、「ご芳名」の「ご芳」を二重線で消してから記名する必要があります。

FAXでは、相手への尊敬表現を付ける、自分への尊敬表現を消すということを意識しましょう。