FAXが届いたか確認の電話はしてもいいの？

ビジネスに欠かせないコミュニケーションツールであるFAXですが、マナー違反に気づかず相手に迷惑をかけてしまったり、さらにはトラブルの原因になったりすることがあります。

お客様とのコミュニケーションを円滑に行うためにも、使用時の最低限のマナーを覚えておくことが大切です。

FAXは間違いのないように、また確実に相手に届くように注意する必要があります。

送り状を1枚目に必ず添付し、送信した日付、送信元、送信枚数、件名といった必要事項を記載します。

会社や部署で独自のフォーマットがある場合は、その形式に従って内容を作成しましょう。

いつもの宛先や至急で送る必要がある場合は送り状を省き、送付する書類の左上の余白部分に宛先、右上の余白に差出人と送信枚数を記入して送信します。

受け取る相手に配慮することは、ビジネスマナーの一つです。

例えば、複数枚の書類を送付する場合は、書類の下部に通し番号を付けると分かりやすいですし、抜けているページがあってもお互いに確認しやすくなります。

また、文字や数字が小さい、文字が薄いなど、相手が読みにくい部分がないかを確認しながら、必要があれば拡大コピーや濃度設定の調整などで対応してから送信するようにします。

トラブルで多いのが、送った原稿が相手に届いていないというものです。

便利な通信手段とはいえ、回線のトラブルやファクス機自体の紙詰まりなどにより、送信したつもりでも実際には相手先に文書が届いていないことが多々あります。

また、きちんと相手先に送信されたとしても、他の文書と混ざって紛失したり、営業用のFAXと誤解されてゴミ箱行きになっているケースもあります。

その結果、不本意にも相手側からどうして約束通り送ってこないのか、とお叱りを受けることになりかねません。

不必要なトラブルを避けるためにも、送信後は必ず、担当者に電話で直接届いたか確認するようにしましょう。

万が一、送信ミスが起きたとしても、電話連絡で届いたか確認していれば、すぐに対応できるだけでなく、相手からの信頼度も高まります。

また、別の注意点として、重要な書類をFAXで送らないことが挙げられます。

送信した書類は送信相手以外の人に見られてしまう可能性があり、番号を間違えて無関係な人に送ってしまう危険性もあります。

さらに、一度に大量の書類も送らないようにしましょう。

FAXは電話回線を使用するため、一気に大量送信することで相手の回線を長時間占領してしまうだけでなく、印刷用の紙も消費させてしまいます。

一度に送る書類は多くても10枚以下にして、他の書類は可能ならメールに添付するか、郵送するなどの方法を考えましょう。