覚えておくべきFAXマナーとは？送付状を送るときは本紙含めた枚数を記入すべき？

ビジネスマンとして成功するためには、さまざまな取引先と書類をやり取りする時のマナーを押さえておく必要があります。

FAXの送受信に関しても、正しい書き方や送受信時のマナーが存在します。

現在用いている送付状のフォーマットに不備はないか確認して、自信を持って送受信ができるようになりましょう。

大きい会社であればあるほど、毎日大量の書類がやりとりされています。

そのような状況の中では、こちらがFAX送信した書類がすぐに他の書類に埋もれてしまい、一体どの書類がどの企業から送られてきた書類なのか分からない、という混乱も生じる可能性があります。

さらに、もし多数の社員がいる会社の場合、送信した書類が誰に宛てられたものなのかが分かりにくくなってしまう恐れもあります。

そこで、送付状をきちんと準備して添付することにより、受け取る側は「どの会社から誰に宛てて送信された書類か」という内容がはっきり分かり、混乱を避けることができます。

決して紙の無駄遣いというわけではありませんので、必ず忘れずに添付するようにしましょう。

まず、表題として、書類の上部中央に「FAX送付状」と大きく書きます。

そして、送信年月日は右上、表題の下の位置に、送信日が分かるように記載します。

日付の入っていない送り状はいつ送信されたのかがわからないため、トラブルの原因になります。

次に、送付先の会社名、部署名、担当者名は、日付の下、左端に書きます。

役職がある場合は、名前の前か後に役職を書きます。

相手の会社名や名前は上に書き、相手から名刺をもらっているなら、その名刺に基づいて住所を書きます。

株式会社を(株)のように略すのは失礼なので注意しましょう。

受取人の名前や会社名の後には必ず「御中」や「様」を入れます。

担当者の名前が分からない場合は、部署名に「御中」を付けることで対応します。

担当者の名前が分かっている場合は、「様」を付けます。

送信者の情報は、用紙の右端、受取人の名前の下に書きます。

会社名の他、自分の名前や部署名等も記入しましょう。

なお、住所は省略可能です。

通常、会社間のやり取りでは見積書や請求書には社印を押すべきですが、FAXでは必要ありません。

送った書類の内容について質問されることを想定して、必ず電話番号とFAX番号も記入します。

重要な点として、送信する書類の枚数も記載するようにしましょう。

必ず「本紙含め」という文言を入れ、何枚送るかを明記してください。

本紙含めた枚数とは、送付状を含めた枚数を指します。