伝票の入力ミスを防ぐには？

忙しいときに限って伝票の入力ミス…。

誰しもそんな経験はないでしょうか。

うっかりミスなども発生しやすいですよね。

今回はそんな伝票の入力ミスを防ぐ対策をご紹介します。

人間はその日の体調や精神状態によって、間違いを犯しやすいものです。

伝票入力でミスが出やすいのは、手入力があるからです。

できるだけ、数字や明細のデータをコピーして、ペーストで貼り付け、手入力を避けましょう。

また、入力をする際にExcelを使用することも多いですが、可能な限り関数や自動計算の式を利用し、他のExcelシートからのリンク貼り付けなども活用しましょう。

これらの方法は皆、手入力を避けるために一役買ってくれるでしょう。

しかし、伝票の金額を手入力しなければならないときも多々あるでしょう。

このようなときは間違いを防ぐために、数字を語呂合わせで読んで入力します。

例えば、90,713,453と言う数字の羅列があったとします。

この場合は「くれないみよこさん」と読んで入力します。

52,300だったら、「ごにさんびゃく」でもよいでしょう。

その人の持っている語感でやればよいので、語呂合わせの読み方は自由です。

これも、単純に数字を入力することによるミスを防ぐための工夫です。

伝票の入力ミスを防ぐには、必ず見直しをすることです。

仕事の時間の関係もあるので、例えば、Excelの自動計算の式などで行っている場合は全部見直ししなくても構いません。

同じ計算式で処理している部分の第一行目と最終行の数字を「抜き取り検査」で確認しましょう。

それで問題が無ければ、その間の多くの行はスクロールして同じパターンの計算式を貼り付けているので、一つ一つ確認する必要はありません。

また、論理的な視点で見直しをすることも大事なことと言えるでしょう。

例えば、その季節には売上が下がるはずなのに、逆に金額の数字が上がっている商品があったりした場合には、入力ミスを疑うべきです。

伝票の入力した本人がチェックすると自分の間違いに気づかず、見過ごすことも往々にしてありますので、別の人に見直しのチェックを入れてもらうのも、ミスを発見する一つの方法です。

このときは、伝票の入力した人とは別の方法でチェックするのも問題ありません。

例えば、一つ一つのアイテムに5％の利益を加えた単価に数量を掛けて合計していた場合、同じやり方をせず、仕入価格の合計に5％を掛けて出した合計と比較してみます。

完全に一致しないでしょうが、もし、二つの合計金額に大きな差が発生したら、入力ミスを疑いましょう。