伝票と納品書は同じか？

伝票と納品書は同じでしょうか？

日常の業務で混同することも多いかもしれません。

ここでは伝票と納品書の違いを見ていきます。

納品書は伝票の一部

カテゴリー別の分け方では、いろいろな種類の伝票の中の一つが納品書であると言えます。

ですが、普通の伝票と納品書の用途の違いは明らかです。

普通の伝票は、会社・お店などで金銭と商品の出し入れや取引の内容などを記録し、帳簿につけるときに使用する、それぞれの業務に特化したフォーマットの覚え書のようなものです。

それに対して、納品書は商品の納入先が間違いなく納品したことを明確にするものです。

ですから、納品書は顧客に送るもので、納入伝票は社内で使うものということができます。

よくあるパターンは、複写式の納品伝票を二枚作成し、最初の一枚を「納品書」として使い、二枚目の「納品書控え」が社内の「納品伝票」となる場合です。

また、納品する売り手側から見たら「納品伝票」ですが、これとは逆に、商品を仕入れる買い手側から見ると「仕入伝票」になると言う考え方もあります。

例えば、食品業界などの大手スーパーが食品のサプライヤーに対して、自社の内部処理に適合したフォーマットの「仕入伝票」を使って納入させる場合があるからです。

これはこの場合、内容的に見ると売り手側の「納品伝票」が買い手側の「仕入伝票」とほぼ同じと言うことになります。

同じような例として、それが顕著なのは最も効率を重視する自動車製造業で、自動車メーカーと部品サプライヤーの間で、生産の必要性に特化したトヨタのカンバン方式に代表されるようなシステム化が進み、手書きの伝票等一切存在せず、符号や数字やバーコード、QRコードのみのオンライン化がかなり以前からすでに実施されています。

このような状況では、発注側の発注伝票、仕入伝票、納品する側の納品伝票、納品書の情報がシステムの中で共有化され、バーコード読み取りの商品に添付する納品書の内容が、買い手の仕入伝票及び売り手の納品伝票の内容が基本的には同じになります。

内容は同じだが役割が違う

前述の通り、伝票と納品書は内容は同じだが、役割が違う、と言うことになります。

売り手側は、納品伝票を元に商品名（品番）、納品数量、単価、合計金額を帳簿に記帳します。

買い手側は納品書の記載内容で現物の商品と数量を確認し、また、発注内容と一致するかどうかを確認をし、さらに、仕入伝票としてその納品書を利用して在庫入力するかもしれません。

角度を変えて言いますと、伝票と納品書の内容が同じでないと、現品不一致や納入数量不足などの、問題が発生しているということになります。