手書き派を振替伝票をパソコン入力で作成させるようにするためには？

手書きで伝票を作成しているのは、習慣的なものがあるようです。

長年振替伝票等を手書きでやっているので、訂正や破棄も自分にとってやりやすいし、確実でミスも少ないと言う意見の手書き派を、ここでは、どのようにパソコン入力に変えさせるかを見ていきます。

手書きで伝票を作成している理由はいろいろあるようです。

例えば、パソコン上にデータが無いのでウィルスやハッカーによる被害を心配しなくてよいと言うご意見から、パソコン入力で本格的にやるとしたら業務ソフトやクラウドを導入してお金がかかる等が挙げられます。

しかし、以上のようなご意見の方でも、実は本音はパソコンで作成できるようにしたいと言う心理もあります。

どんなものかと言うと、例えば、社内で使う振替伝票はともかく、現在、多くの会社が採用しているのは、パソコン入力して、プリンターで印刷する請求書や同様の方式で印刷する複写式の伝票なので、文具店で売っている事務用品メーカーの手書きの伝票では垢抜けない。

システム導入はお金がたくさんかかるが、業務ソフトは、それほど投資も多くないのに導入しないのはケチと思われたり、時代に遅れた会社と思われやしないだろうか…といったものです。

本音を見ると、取引相手の会社に与える印象が悪いと言うような、「見栄」にかかわる理由も存在している可能性があります。

また、仕事の自動化・効率化、情報の運用化と言うような現代の企業が対応を余儀なくされていることに、それほど積極的に取り組もうとする姿勢が無いのかもしれません。

パッケージの業務ソフトは業界によっては、販売管理ソフトなど大きくカスタマイズしなくては使用できないので、採用しにくい場合があるかもしれません。

しかし、経理のソフトならあまり業界の形態によらないので、例えば売掛金の振替伝票などもパソコン入力で処理が可能です。

手書きで振替伝票を起こし、帳簿につけると言う作業をパソコンで行うことにより、導入の第一歩とするのがよいかもしれません。

そして、そのあとは順次、他の業務分野の販売管理や在庫管理に広げていくのも一つの方法です。

会社の責任者の方が手書き派だった場合、パソコン入力を導入させるには、最初は経理の業務ソフトを使いながら、パソコンでの使用は難しくない、苦ではないということを説得していきましょう。

また、最初の導入にあたっては一歩一歩、例えば前段でも説明した通り、先ず手書きの振替伝票をパソコン入力に変えることからでもよいかと思います。