出金伝票の承認印と係印は誰が押すのか、意味は？

出金伝票のフォーマットは法律で定められているわけではありませんが、市販のものは概ね同じような形で販売されています。

中央から下には勘定科目や金額などを記すスペースが、そして右上には承認印と係印という印鑑を押すためのスペースがあるのが一般的です。

出金伝票の印鑑を誰が押すのか、どんな意味があるのかについて確認していきましょう。

まず、右上にある承認印と係印を押すためのスペースは必ず使われるとは限らず、承認印と係印を押していない場合に書類としての価値がなくなるわけではありません。

市販の出金伝票には全部で10の項目があり、勘定科目、支払先、金額など6つの項目は絶対に必要ですが、伝票番号とコード、そして承認印と係印は空白でも問題ない項目です。

不要な項目にも不正を防止するという意味合いはあるものの、押印なしの出金伝票であっても経費として計上することはできるので、そういう意味ではさほど重要ではありません。

しかし、実務上では承認印と係印の押印が求められる場合も多いので、忘れないよう意識したいところです。

まず、個人事業主にしろ法人にしろ、代表者自らが出金伝票を扱う場合は承認印と係印のところに押印する必要はありません。

押印する必要があるのは、出金伝票を作成する人と承認する人が別な場合で、承認印は経理担当者や代表者などの承認をする人が、係印は出金伝票を作成した人が印鑑を押すためのスペースです。

先に書いたように、押印の有無で書類の価値は変わらないものの、一方で書類を管理するという意味合いでは押印は重要なポイントです。

書類の管理が杜撰なところもないわけではありませんが、全体的には規模が大きい組織は書類の管理も厳しい場合が多く、組織内で承認印と係印を押すようルールが徹底されているのなら押印は欠かせません。

押印を徹底することで不正防止の効果が現れるとは限りませんが、押印の手続きがあることにより不正を未然に防げる可能性はあります。

また、過去に何らかの不正が発覚したことがあるのなら、出金伝票を始めとする書類全般に対してのチェックが厳しくなるのは当然のことです。

実際にどの程度の効果があるかはともかく、組織のルールとして押印が必要であれば、それにならってください。

契約書といった極めて重要な書類ではゴム印を使用することはできないものの、承認印と係印であれば朱肉が不要なゴム印でも大丈夫です。