交通費の支払先が複数ある場合、出金伝票はどう書く？

仕事で移動する際に車をメインに使っているという人であっても、時には複数の公共交通機関を利用することがあるでしょう。

いつも使うわけではないバスや電車などで、領収書が手元に残らない形の交通費を支払うことがあります。

そうした費用を経費として計上するために伝票処理が必要になるのですが、出金伝票を作る際に疑問になるのが書き方です。

特に一日の内にバスや電車など、複数の支払先に対して費用が発生した場合です。

従業員が作成した伝票は社内の担当者に手渡されることになります。

そこで内容に問題が無ければ、会計担当者が会社から預かっている小口現金から清算します。

会計の担当者は、その小口現金の出入りを記録して経理に報告し、使用した小口現金の補充が行われます。

ある程度の規模の会社であれば、このような流れで出金伝票が処理されていくでしょう。

伝票を作る側は、受け取る側が見やすくて処理のしやすいような形で提出すると親切です。

処理をする側であれば、受け取る伝票が扱いにくいと感じることを提出する側に伝えることも必要となるでしょう。

出金伝票作りには少なくとも4つの要素が必要です。

それは、支払い日・支払先・支払金額・支払内容です。

交通費に関しては、ある取引先への移動で電車、バス、徒歩など複数の手段を使うことがあります。

どれも同じ日の交通費であるものの、支払先は異なります。

このような交通費のケースで、複数の支払先ごとに分けて伝票を作成するべきかという疑問が生じます。

会社によっては支払先ごとに特定の番号が割り振られていて、そのコード番号を基に経理処理をシンプルにする仕組みが採用されています。

その場合は確かに支払先ごとに伝票が分けられていたほうが、処理する側としては助かるでしょう。

しかしながら、必ずしも分けて作成しなければいけない、という規則が法律上で定められているわけではありません。

もしも提出する人から分けた方が良いかと尋ねられたら、そう依頼することはできるでしょう。

交通費を含め、複数の支払先が生じるカテゴリで出金伝票が頻繁に発生する業務内容であれば、伝票を作成する側と処理する側で予めお互いが扱いやすい方法を明確にしておくと良いでしょう。

そうすることで時間と労力を効率よく使うことができます。