納品伝票と仕入伝票にはどのような違いがあるのか？

ビジネスをしたり経理を担当したりすると、日々いろいろな伝票を切るでしょう。

その中でも、納品伝票と仕入伝票をしばしば作成・発行している方がいるかもしれません。

しかし、この両者の違いについてきちんと理解していない人も結構いるようです。

両者の違いの中で理解しておかないといけないのは、役割の違いです。

内容がたとえ一緒でも役割が違いますので、混同しないように注意しましょう。

納品伝票とはその名の通りで、商品を納品するときに一緒に提出する伝票です。

先方と一緒に、納品伝票に記載されている内容と実際の品物に違いがないかを確認します。

宅配物と一緒に送る、郵送する、FAXで送信するのが一般的でした。

最近ではペーパーレスで、メールにて送付するという手法を導入している企業も少なくありません。

PDFファイルを作成して先方のメールアドレスに送信します。

ただし、ファイルのバージョンによっては相手が開けない可能性もありますので、メール送信する前に先方に確認しておくといいでしょう。

仕入伝票は、商品を納品した後で作成するのが一般的です。

経理の担当者などが会計処理を目的として作成します。

仕入伝票には「貸方」と「借方」のあることも違いの一つです。

両者には、記入項目についても違いが見られます。

納品伝票は比較的シンプルで、相手の名前と納入した商品名、取引内容、金額などを記載します。

一方、仕入伝票の場合、先ほども紹介した通り借方科目と貸方科目に分かれているのが大きな違いです。

左側が貸方科目でこちらには通常「仕入」と入力します。

しかし、納品したときには代金が支払われず、締め日があって後日支払いが行われることも多いでしょう。

その場合、右側の貸方科目のところに「買掛金」と記載するのが一般的です。

その他にも、仕入伝票にはいろいろと細かなルールがあります。

例えば、取引内容が変われば項目名も変えないといけない、といったものです。

仕入伝票を作成するにあたって、近年では専用のパソコンソフトを活用しているところも増えてきています。

データをあらかじめ作成しておけば伝票作成の手間も省略でき、作業効率性もアップします。

また、納品伝票を作成できるようなフリーソフトもいろいろと出てきています。

紙ベースではなく、このようなコンピューターを使って無駄な作業をできるだけ省略するのも一考です。