担当者名の漢字が分からないときの宛名の書き方

ビジネスシーンで担当者名は聞いたが漢字がわからない、メールを送らなくてはいけないけれど失礼にあたらないように書くにはどうしたらいいかわからない、などという局面に遭遇することがあります。

きちんと名前を聞ける環境ばかりとは限らないので、名前や漢字を聞き損ねたときの対応等も覚えておくといいですね。

ビジネスメールでは顔も知らないさまざまな相手にメールを送るシーンがあります。

電話で担当者名は聞いたものの、メールを送ろうと思ったら漢字がわからないといったシーンの時にはどう書けばいいのか迷いますよね。

本来なら相手方に連絡をしなおして名前の漢字を確認するが一番いいですが、それも叶わず漢字のわからない相手にメールを送信しなければならない場合は、部署が分かっているのであれば担当者名がわからなくても「人事部　ご担当者様」等で送信するといいでしょう。

部署などもわからないのに代表のメールに送信する様な場合は「採用ご担当者様」「広報ご担当者様」などとしておけば、担当者名を書かずとも内容に合わせた担当者にメールを繋いでもらえる可能性もあります。

この場合は件名などで一目見て用件が分かるようにしておく事が大切です。

ただ、漢字がわからに場合でも担当者名を書く必要のある時は、「カタカナ」で書きましょう。

そして最後に一言、「漢字がわからなかったのでカタカナで失礼しました」等のメッセージを添えておくのもいいです。

あてずっぽうに漢字をあてはめて違っているよりは、印象を悪くしなくて済むのではないでしょうか。

会社の個人宛に送る際に付ける敬称ですが、名前に「様」とつければ会社名に「御中」を付ける必要はありません。

ほかにも「課長様」のように役職名の後に「様」をつける必要もありません。

役職名はその役職名に敬意が含まれているからです。

もし送ったメールに間違いを見つけた場合は、気がついたその時に迅速にお詫びのメールなどで対応しましょう。

相手がお客様のような場合は上司に相談し、必要であれば電話で謝罪をする事もあるでしょう。

そうならないために送る前に読み返し、特に名前や宛名に間違いが無いかをしっかり確認しましょう。

返信メールであれば相手の署名をコピペして覚えておくのもいいですね。

面識のない人に送る最初のメールは第一印象の決め手にもなります。

大事なビジネスの用件がスムーズに相手に伝わるように確認を怠らないようにしましょう。