病院見学のお願いメールの書き方～医者宛に「担当者違いでしたら」はNG？

医学生や前期研修医、あるいは医療関係者が病院見学を希望するケースがあります。

見学するには事前に申し込みをする必要がありますが、見学を申し込む際のメールの書き方、注意点などを押さえておきましょう。

まず、忘れずに件名を書きます。

宛て名は、病院名、部署名、担当者名の順に書いていきます。

それから、本文の最初で突然の連絡を詫びた後に、自己紹介をします。

学生であれば「○○大学□□学部●年生の（フルネーム）と申します。」のように書きます。

その後、見学したい旨を伝えて、見学の希望日時、何科を見学したいのかを記します。

メールの最後には、大学名、学部、氏名、そして住所、電話番号、メールアドレスを記します。

件名は、病院見学のお願いであることがわかるようにはっきり書きます。

「病院見学のお願い」「病院見学に関するご相談」のように書くことができます。

また、宛て名は病院のホームページで確認して、誤字がないように書きます。

メールアドレスを複数の人で共有している場合があるので、見学担当者に読んでもらうためには担当者の名前を間違いのないように書く必要があります。

担当者の名前が記載されていない場合は、「○○病院御中」あるいは部署名の後に御中を付けます。

病院によっては医学生の見学を受け入れず、医療関係者の見学のみ受け入れているところがあり、担当者の名前が事務方ではなく、医師の名前になっていることがあります。

このような場合、医者宛てに見学の申し込みをするのは担当者違いではないかと不安になるかもしれませんが、病院側がその医師の名前を記しているわけですから、問題ありません。

どうしても気になって「担当者違いでしたら申し訳ございません」と一言付け加えたいと思うなら、「担当者違いでしたら～」の代わりに「お願い先が間違っていましたら申し訳ございません」と書くほうが良いでしょう。

また、病院見学をアレンジする担当者の作業も簡単ではないので、担当者に対する気遣いを含めることも大切です。

たとえば、日程に関してこちらの希望を書いた後、「お忙しいところ、大変恐縮ですが」とか「貴院のご都合はいかかでしょうか」といった言葉を添えるようにしましょう。

最後に、確実に返信を受け取れるように、自分の連絡先を正確に書きます。

メールアドレスは携帯電話のものではなく、パソコンのメールアドレスが望ましいです。