前任者宛てに届いたメールに返信するときの適切な内容は？

職場を退職する際の挨拶は、ビジネスマナーにおいてとても大切です。

お世話になった取引先に退職の挨拶をすることはビジネスマンとしての基本です。

後任者の紹介や引き継ぎを行うことも重要になります。

前任者から引き継いだ業務を、後任者が責任をもって継続させるためでもあります。

きちんとした引継ぎがなく、取引先から急なメールが送られてきた場合、後任者は困惑してしまいます。

自分が後任者となった際、前任者が退職の挨拶回りを怠り取引先から前任者宛てにメールが届いた場合には、どのような内容の返信が適切なのでしょうか。

前任者宛に届いたメールの返信は後任者の仕事となります。

きちんと引継ぎがされていない場合でも、退職後の前任者に代わり後任者が対応しなければなりません。

その場合には、まずきちんとお詫びの文章を記載しましょう。

先方は何も知らずにメールを送ってきていることを忘れてはいけません。

報告できていないことは前任者の落ち度ではありますが、取引先に対しては会社の評価を落とす事にもなりかねませんので、対応はできる限り丁寧に行います。

文頭には【ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。】などの謝罪文を記載した後に【○○は〇〇月をもって退職いたしました。】と前任者が既に退職している旨を伝えます。

前任者がお世話になった旨のお礼の挨拶も加えると、より好印象かもしれません。

それに加え、今後の業務を担当する後任者としてきちんと自己紹介をします。

可能であれば、電話や訪問での挨拶をすると良いでしょう。

前任者宛に届いたメールの返信をする際に、何も知らない取引先に対して前任者のミスなどと言い訳をする内容を送ってしまわないよう注意しましょう。

謝罪文に「前任者から引継ぎがされておらず…」などと記載しがちですが、これはかえって取引先の人に悪い印象を与えてしまうことになり兼ねません。

社内の報連相ができていないと思われてしまっては、会社の信用問題に関わります。

あくまで謝罪と後任としての自己紹介をきちんと記載し、必要であれば先方へ出向いて改めて挨拶をするなどの誠意をもって対応することが大切です。

今後の取引や業務に支障が出ないよう、信頼できる後任者として好印象をもってもらえることが重要です。

自分が退職者となる場合にも、周囲に迷惑をかけないためにビジネスマナーとして念頭に置いておきましょう。