担当者が電話に出られない！「手が離せない」や「会議中のため」は失礼か

担当者に電話がかかってきたものの、本人が忙しくて出られない時に「手が離せないため」と言うのは相手に失礼なのでしょうか。

また、会議中に電話があった場合に「会議中のため」と言うのはどうでしょうか。

それぞれの場合の適切な対応を考えます。

担当者が忙しくて自ら応対できない時に、「手が離せない」と伝えると失礼だと感じる人が多いです。

このように言われると、今はあなたの用件より大事な仕事をしているので、あなたと話している暇はないと言われているような気がするからです。

実際には相手を軽視しているわけではないかもしれませんが、人を不快にさせる可能性のある表現です。

「手が離せない」と言うよりも無難なのは「席を外している」という言い方です。

あるいは、「来客中である」「別の電話に出ている」という言い方もできます。

その際には、折り返しの連絡が必要かどうかも確認します。

たとえば、「○○（担当者の名前）が後ほど連絡を差し上げたいと申しておりますが、いかがでしょうか/戻り次第、折り返しお電話を差し上げましょうか」などのように尋ねることができます。

仮に、担当者が10分ほどで戻ってくるとわかっている場合なら「すぐに戻りますので～」ということができます。

それ以上の時間がかかるものの、戻る時間がはっきりわかっているときには「○時には戻る予定ですが～」と言って、折り返しの連絡が必要かどうか確認します。

このように対応することで、相手を尊重しているという気持ちが伝わり、摩擦を避けることができます。

担当者が会議中の場合、会議中で電話に出られないと伝えると、不快に思う方もいます。

社内の都合で客に対応できないのは失礼だと感じるからです。

ただ、これに関しては会社によって対応が異なり、電話対応研修の際に、はっきりと会議中と伝えるようにと指導しているところもあれば、会議中であることは伝えないようにとしているところもあります。

後者であれば、「あいにくただいま席を外しております。○分ほどで戻る予定ですが～」のように対応します。

会議中に電話がかかってきた場合はどのように対応すればいいか、あらかじめ担当者に確認しておくことも大切です。

○○さんはつないでほしい、○○さんからだったら用件を聞いておいてほしいなど、どのようにしてほしいかあらかじめわかっていれば、スムーズな対応ができます。