メールの宛名書きに担当者殿は正しい？ご担当者様との使い分け方

ビジネスの世界において取引先との連絡手段としてメールは欠かせません。

資料の送付など幅広く利用します。

メールの冒頭には、誰に宛てたものかを明確にするための宛名を記載する必要があります。

ビジネスシーンでは、名前の分からない担当者宛てにメールを送ることも珍しくありません。

担当者宛てのメールのあて名書きはどのように記載するのが好ましいのでしょうか。

そもそも「ご担当者殿」などに使用する「殿」とは、男性にも女性にも関係なく使用できます。

一般的に目上の立場から目下の人に対して表現する言葉であり、取引先やお客などを相手に使うと失礼にあたるので注意が必要です。

また、組織の名称や団体名などには「殿」は使用しません。

名前や役職に付けて使用する敬称です。

例えば、社長から部長へメールを送るとします。

社長の立場から部長は目下の人にあたるので、社長があて名書きに【〇〇部　〇〇部長　殿】と記載するのは正しい使い方となります。

「殿」は目下の相手に対して使う敬称ですが「様」は個人に対して相手を選ぶことなく使うことができる敬称です。

ビジネスシーンでも使用頻度が最も高い敬称と言えます。

「様」を使う場合には、相手が目上か目下かなどの立場に関わらずどんな相手に対しても有効です。

【〇〇株式会社　○○　様】のように個人名の後に付けて使用します。

ビジネスシーン以外でも、親しい人に宛てた手紙や年賀はがきなどで用いる事も多く、一般的に使われる敬称として親しみやすいのも「様」の特徴です。

宛名を書く際に「ご担当者殿」と「ご担当者様」を使うことは、結論から言うとどちらも正しい表現です。

「殿」の場合は送る相手の立場を把握しておく必要がありますが、それさえ間違わなければ宛名書きに使えます。

ただし近年では「ご担当者殿」という表現自体が堅苦しいという印象を受けてしまうことも多く、一般的に使われることが少なくなっています。

ビジネスメールを贈る際も、よほど「殿」を使わなければならない理由がない場合は、「様」に置き換えて宛名書きをするのが無難です。

宛名書きに使用する敬称は他にもいくつかありますが、それぞれきちんとした使い方を覚えておくことも、ビジネスマナーとしてとても大切です。

メールを送る相手に正しく伝わる表現で宛名書きをすることが望ましいでしょう。