丁寧な言い方が大切。不参加を伝える時の言葉遣いとは

会社関係の集まりやプライベートでの同窓会など、何らかの会に誘われることがあります。

しかし、日程が合わなかったり参加したくなかったりすると、断りの連絡を入れなければなりません。

なるべく相手を不快にさせないよう、丁寧な言い方を知っておくことが大切です。

そこで今回は、不参加の丁寧な言い方や注意点などをご紹介します。

目上の人からの誘いなどを断る時、丁寧な言い方を意識する必要があります。

不参加の旨を丁寧に伝えたい場合は、「参加いたしかねます」や「欠席せざるを得ない」、「参加が難しい」や「参加を見送る」などの表現が使えます。

会社や学校などの説明会に参加予定だったけれど、急用が入った場合、速やかに連絡しなければなりません。

「来週の説明会ですが、急用により参加が難しくなりました。
参加予定だったにもかかわらず、大変申し訳ありません」

などの言い方ができます。

やや遠回しな表現を心がけながら、欠席することがしっかりと伝わる文章を意識しましょう。

参加予定だった場合は、予定を変更することへの謝罪も必要です。

誰かからの誘いを断る場合も、要件が分かりやすいように簡潔に伝えます。

「この度は、お誘いいただきありがとうございます。
非常に残念ですが、○月×日は出張により参加いたしかねます。
次回は、ぜひ参加させていただきたいと存じます」

といった答え方ができるでしょう。

誘いを断る時は、残念だという気持ちを伝えることも重要です。

次は参加したいという意思も示して、印象が悪くならないように気をつけましょう。

なお、誘われた会の内容が誰かを祝うパーティなどの場合、不参加の連絡と一緒にお祝いの言葉を加える必要があります。

メールなどで不参加を伝える際は、簡単でも良いので理由を添えることをおすすめします。

理由を書かなければ相手は疑問を持ち、不必要な不安を与えてしまうかもしれません。

急な仕事や家庭の事情、体調不良など、納得しやすい理由を伝えましょう。

不参加と欠席には、細かい意味の違いが存在します。

簡単に説明すると、不参加は集団での集まりなどに行かないこと。

欠席は、参加しなければならない集まりに行かないことです。

たとえば、会議や説明会、授業などには「欠席」を使うことが一般的です。