未払金の会計処理をサポートする補助簿はあるのか？

帳簿を付ける際に、取引すべては主要簿に記帳します。

つまり、主要簿は取引全体を記録し、かつ会社の経営状態を明らかにする帳簿です。

ただし、主要簿だけでは具体的な資金の動きを把握することはできません。

そこで複数の補助簿を作成し、効率良く会社の経営実態を管理します。

さて、事務用品や備品の購入の後払い・未払金を支払った際に記録する補助簿はあるのかと、ふと疑問になることはありませんか？

基本的に、未払い金とは事業展開における営業取引で発生する後払い金ではありません。

勘定科目の分類では、未払金は『非継続的な支払いにおける未払分・買掛金や未払い費用を除く財貨における未払分』を意味します。

具体的に言いますと、未払い金とは不動産や株式などの購入代金や事務用品や工具・備品の代金、外注した工事費などの未払分のことです。

この場合、代金支払いは月末払いや月賦払い、あるいはクレジットカード払いで対応するのが一般的です。

では、未払金の仕訳はどうなるでしょうか？

この取引を記帳する補助簿としては、複式簿記上で『当座預金出納帳』と『現金出納帳』が利用されます。

ですから、未払い金専用の補助簿はありません。

例えば、10万円の事務用デスクを購入し、その代金は口座からの振り込みで月末払いにしたとします。

この場合の仕訳は、当座預金出納帳で以下の通りに記帳します。

〇事務用デスク購入時の仕訳
借方：消耗品費・10,000円
貸方：未払金・10,000円

〇未払金支払時の仕訳
借方：未払金・10,000円
貸方：普通預金・10,000円

営業を進めるにあたっては、原材料の仕入れなど、仕入れ日よりも後にまとめて期日末払いする買掛金による支払方法を利用します。

この買掛については買掛帳を付けていきます。

一見しますと、買掛金は未払い金と同じことだと勘違いされることがあります。

ですが、買掛帳には未払い金を記帳しないのが経理の常識で、未払金は当座預金出納帳と現金出納帳に仕訳られなければなりません。

両者を別途で仕分けるのは、未払い金の発生した原因が異なるからです。

買掛金は営業活動で生じた支払で、未払金は事業維持のための費用などで発生した後払い金となるからです。

これを一緒に仕分けてしまえば、未払い金が増加した際に、何が原因となっているかの判断がしにくくなります。

単に備品の購入が増えているだけなのか、それとも原材料の仕入れが増えているのか、いちいち補助簿を整理しなおさなければならないからです。