未払金がマイナスになる原因は？その対処方法と注意点

会計処理においては、たとえ伝票に従ってしっかりと仕訳を切っていたとしても、事情によっては未払金の残高がマイナスになるケースがまま生じます。

ただし、未払金がマイナスになるというのは、現実的にはあるべき状態とは言えません。

なぜ未払金がマイナスになるのか、その原因を理解しておくことで適切な対応がとれるでしょう。

まず考えられるのが、単発的に発生する未払金の会計処理に記入漏れがあった場合です。

事務消耗費の追加購入など、イレギュラーの備品購入などは、その都度で会計処理されるものですが、時に後回しにしてしまって記入漏れになるケースもあります。

そんな時に計上漏れが発生すれば、結果として未払金がマイナスになってしまうことでしょう。

このような場合は、光熱費や通信費、ローンの月々の支払よりも気を付けて会計処理を行うように心掛けなければならないでしょう。

なお会計処理の際に、必ず未払金の残高確認を行うのがセオリーですが、怠りの内容にも習慣付けていきましょう。

また、支払額を間違えて過払いしてしまった場合も残高がマイナスになります。

未払金を立てたあと、実際に支払った金額が仕分け上の金額より多くなった場合は、過払いの分だけマイナスが発生します。

この他にも、後払いで購入した商品・サービスをキャンセル・返品した場合も、適切な会計処理を施すまでは未払金がマイナス状態になります。

例えば、前月処理するべき未払金を計上漏れしてしまったとします。

同一決算期内で処理する場合は、当月分の費用として計上することができます。

しかし、決算期をまたいで処理する場合は税務署に修正申告する必要があります。

前期修正損益の内容で過去の申告を訂正し、所得税の再確定を施さなければならないでしょう。

要因が過払いであれば、まず支払先へ返金を申し出ます。

現金で返金してもらうか、継続的な取引がある場合は次回取引で調整することも可能です。

会計処理は、当月費用として計上するのが一般的です。

しかし時期をまたいでしまった場合は、先の通りに修正申告が必要です。

さて、備品購入で立てた未払金が、返品によって残高がマイナスになってしまう場合の処理も重要です。

頻繁に起こるケースではないため、一度しっかり理解しておくといいかもしれません。

会社の消耗品などを返品した場合は、その返金を「消耗品費」の勘定科目で処理する点に注意してください。