毎月のように発生する未払金はその度に処理すべきか？その目的は？

経理部で作業をしている方には、『未払い金の処理の仕方がよく分からない』とか、『毎月未払金を立てる必要があるか』などと困惑しているかもしれません。

会計では費用収益対応の原則があり、月次決算で正しく期間の損益を確定する必要が生じます。

ですから、未払金に当たる取引科目が発生すれば、毎月でも記帳することになります。

未払い金は、事務用品の購入や設備工事費などを後払いで処理する場合に発生する勘定科目です。

ここで疑問になるのが、未払金という負債の計上の仕方や記載するタイミングではありませんか。

また返済することで負債を消す記帳もしなければなりません。

ここまで話すと、計上のタイミングも負債を消すための記帳のタイミングも分かってくるでしょう。

会計を担当している人の中には、実際にお金が動いた月（金銭取引が完了した時点）で仕訳すれば良いと考えるかもしれません。

ですが、買掛金や売掛金の会計処理を考えてみてください。

買掛金の発生は仕入れ月で、買掛金を帳簿から消す作業は買掛金の返済月になるでしょう。

月単位で負債の発生タイミングとその原因を把握することは、翌月以降のキャッシュフローを調整するためには必要な情報です。

無駄の発見にもなり、月次でのチェックは重要です。

これと全く同じ意味で、備品の購入を後払いで処理すれば、備品購入の契約をした月に、帳簿上では負債として未払金を計上しなければなりません。

そういった取引が毎月発生するのであれば、毎月記帳をすることになります。

また支払日には、未払金による負債は支払額に応じて消さなければなりません。

分割の場合は、実際に返済した金額だけ負債額が減少します。

こちらも未払金を支払うごとに記帳します。

毎月支払いがあれば、毎月処理することになるでしょう。

例えば営業用の中古コピー機器を1台購入したとします。

代金は8万円で、後払いで会社口座から一括で支払う契約です。

このケースでの記帳は、当座預金出納帳上で次のように処理します。

〇コピー機器購入時の処理
借方：消耗品費・80,000円
貸方：未払金・80,000円
＊購入価格が10万円以上なら勘定科目が工具器具備品となり、固定資産として処理します。

〇支払時の仕訳
借方：未払金・80,000円
貸方：普通預金・80,000円

このように、未払い金の処理は商品・サービスを得た月に計上し、支払った月で負債を消します。

旅費交通費や光熱費の後払いも同様ですし、広告宣伝費などもサービスを利用した月に計上し、支払った月に負債を消す会計処理でOKです。