「代わります」は間違い？正しい電話での敬語の言い方！

仕事の中で電話の対応をしなければいけないシーンがある場合は、電話をとった時にも気を付けなければいけません。

「電話を代わります」なんてお粗末な応対をした日には自分の評価が下がってしまう可能性もあるので、気を付けるようにしましょう。

実際に対面をして対応をする場合は、言い方だけではなく相手の態度や表情も相手に見えるので、そこから相手の姿勢をくみ取ることが可能ですし、自分の態度から自分の評価をあげることも可能になっています。

しかし電話となるとそうはいきません。

視覚などの情報がない分相手に入ってくるのはこちらの話している言葉のみなためです。

そのため、言葉の言い方というのは相手に気になりやすい部分です。

間違った言葉を使ったり「代わります」なんてあまりにもシンプルな対応をとってしまうと、それが相手に引っ掛かりやすくなったりもするので、正しい敬語を使い相手に不快感を与えないような言い方を意識する必要があります。

仕事で応対をした時に、社内のだれかに代わらなければいけないこともあるでしょう。

「代わります」という言葉遣いは適切ですが、よりスマートな対応として「ただいま代わりますので少々お待ちいただけますでしょうか？」などの適切な敬語を使いスムーズに相手に取り次ぐことが大切です。

もしも取り次ぐのに少し時間がかかる場合は、目安の時間なども明確に相手に伝えておくと安心です。

相手から電話を代わってほしい相手の苗字を言われて、その苗字の人が複数名居た場合にはフルネームを確認しておくなどするとスムーズな対応が可能になります。

電話で対応するときにいくつか覚えておくと安心なポイントがあります。

まずは「電話を代わります」と言った後です。

取次ぐまでに少し時間をもらったりすることもあるでしょう。

その際にそのまま取り次いだりすると社内の音声がそのまま相手に伝わることになってしまいます。

そんなことを起こさないためにも取り次ぐ際には一旦電話を保留にした後で相手に代わるようにしましょう。

指名された相手が不在というケースもあります。

そんな時には相手にもう1度かけなおしてもらうのではなく「こちらから掛けなおさせて頂きます。」と相手方に伝えるのが一般的です。

相手から掛けなおすと言われた際にも「恐れい要りますがよろしくお願い致します。」という正しい敬語を忘れずに対応していくようにしましょう。

対応をする際には、言い方や敬語だけではなく声のトーンにも気をつけましょう。

相手が聞き取りやすい言い方を意識して対応をしましょう。

電話応対をするときには敬語はもちろん気を付けるべきポイントがいくつもあります。

重要なポイントをしっかりと抑えて守ることができれば、電話をとって取り次ぐ際にも相手に嫌な印象を与えることもないので、覚えるようにしましょう。