ご査収くださいは同僚へのメールでも使う言葉か

最近は社内メールで連絡を取り合うことが当たり前になってきています。

メールで添付ファイルを送信すれば書類のやりとりをしなくて済むのでスムーズに仕事が進むので便利です。

この社内メールですが、同僚や後輩に送ることもあれば上司に送ることもあり、マナーに気を使います。

社内メールでは、同僚や部下、または上司にこの言葉を使って良いのかどうかわからないということもあります。

正しい社内メールの書き方を知っておきましょう。

基本的な社内メールの書き方を知っておきましょう。

件名、宛名、本文そして締めの言葉という書式で書きます。

件名はそれを見ただけでどんな用件かわかるようなものにします。

例えば「○○に関する資料送付の件」などです。

急ぎで見て欲しい場合は件名の頭に【緊急】と入れるなどしてすぐに開封してもらえるようにしましょう。

宛名は社内メールでは「殿」といった改まった表現は不要です。

～様が一般的ですが、社内で取り決めがあるのならそれに従うようにします。

役職がある人には「（名前）課長」や「（名前）部長」で良く、課長様など「様」を付ける必要はありません。

本文は必要最低限だけ書きます。

「○○の資料を送付しましたので、ご査収のほどよろしくお願いします。」とすれば十分伝わります。

締めの文は状況によって使い分けますが、資料送付の連絡では「よろしくお願いします。」で良いでしょう。

資料や請求書などを送付した時、内容を確認して受け取ってくださいという意味でご査収くださいという言葉を使います。

このご査収ですが、社内メールで使う時にはちょっとした注意が必要です。

「ご査収ください」は丁寧な言い方になるので同僚や部下、後輩には基本的に使いません。

しかし上司も部下も関係なく一斉送信になるのであれば、同僚や部下にご査収くださいを使ったメールが行ったとしても間違いではありません。

同僚や部下個人に社内メールで資料を送付したりする場合は、「ご査収ください」は使わずに、「確認をお願いします」で大丈夫です。

上司に送る場合は、「ご査収ください」という言い方では命令されているように受け取られることもあるので、「～のほど、何卒よろしくお願いいたします。」とすると良いでしょう。

しかしながら、この言葉は基本的に社外向けになるので、社内メールの場合はそれほど難しく考えなくても大丈夫です。

社内ルールもあるでしょうから、迷ったら先輩社員に聞いてみると良いです。