ご査収は書類以外のものを送った時も使う言葉か

ご査収とは、「ご査収ください」というようにビジネスメールなどで使われることが多く、「よく調べて受け取ってください」という意味です。

これは、書類等を送る時に使う言葉なのですが、時に書類以外のものを送ることがあります。

書類以外のものを送る時もご査収を使って良いのでしょうか。

ご査収の正しい使い方を知っておきましょう。

ご査収を使う場面は、相手に内容をしっかり確認して欲しい時に使います。

例えば書類や資料、添付ファイルをつけたメールを送る時です。

履歴書を送った時も使うことが多いです。

ご査収は、内容をよく確認して受け取るものがある時にしか使えない言葉と覚えておきましょう。

書類やデータを送らないのに、「ご査収ください」とすると受け取った相手は「何を確認すれば良いのか？」と困惑してしまいます。

添付ファイルは書類以外に分類されるかもしれませんが、最近ではファイルを添付してデータとして送ることが多いですから、この場合もご査収くださいとしても大丈夫です。

この言葉は主に書類を送る時に使うものですが、最近では書類以外となるデータもメールに添付して送れるようになりましたので、書類以外のものでもご査収を使うようにします。

「ご査収ください」とした時にどんなことに気をつければ良いのでしょう。

添付ファイルや書類を送る時、この言葉とファイルだけを渡されてもどこを確認すれば良いかわかりにくいので、どこを確認すれば良いかを添えておくと丁寧です。

「添付ファイル3ページ目の15行目」など、ここを確認して欲しいというポイントを記載しておくとスムーズです。

また、添付ファイルを送る場合、相手がファイルを開けないということがあるかもしれませんので、相手がどんな環境でも開けるようなPDFファイルやテキストファイルに変換して送ると良いです。

その他には、ファイルのサイズが大きすぎないか、添付ファイルが安全かどうかも確認しておきましょう。

ご査収くださいと送られてきた書類等を受け取った時は、「確かに受け取りました」と返事をすると相手に安心感を与えます。

返事の文言は、「確認の上、確かに受領しました」や「内容に問題はありません。確かに受取りました。」が一般的です。

「確かに査収しました」という返事はしないので注意しましょう。

ご査収くださいと送られてきたものは、内容をよく確認して欲しいという意味でもあるので、相手によく確認しましたと伝えることが大切なのです。