留守電の伝言に時間制限はあるの？時間制限の目安やビジネスマナーを知っておくと便利

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電話をかけて留守電に切り替わったら、時間制限はあるのでしょうか？

何秒、あるいは何分までと、制限時間がわかっていると、伝える内容をまとめやすいと思います。

この記事では、留守電の時間制限について紹介します。

留守電に残せるメッセージの時間制限は、携帯会社やサービスプランによって異なります。

また、固定電話の場合は、機種によっても異なる場合があります。

大手携帯会社の場合、時間制限は最大で3分となっているのが一般的です。

そのほかの携帯会社の場合は、1メッセージ1分のところもあります。

携帯会社や契約プランによってメッセージの時間制限は異なりますが、なるべく短くまとめるのがマナーです。

特に、ビジネスの場合は、長々とした録音メッセージは歓迎されません。

目安としては10秒、長くとも20秒までといわれています。

留守番電話に慣れていないと、10秒はとても短く感じることでしょう。

また、留守番電話サービスにつながって、慌てて切ってしまう人も多いようです。

慌てて切ると無言メッセージとなり、相手に不快感を与えることもあります。

マナー違反にならないように、事前に留守電に切り替わった場合の、メッセージ内容も考えておきましょう。

ビジネスの場合、メッセージに残す内容は3点です。

1点目は、会社名・部署名・名前です。

あわてて名前を伝え忘れる人もいますが、誰からのメッセージかわからなければ、相手は対応できません。

2点目は、要件です。

簡潔に伝えるよう心がけましょう。

「メールを頂いた件でご連絡いたしました」

「打ち合わせの件でお電話いたしました」

など、理由を伝えてください。

3点目は、メッセージを残した後の対応についてです。

「また、改めてお電話をいたします」と、かけ直すことを伝えるのが一般的です。

「明日の朝10時に、改めてお電話いたします」など、電話をかける時間を伝えておけば、相手も対応しやすいでしょう。

相手が電話に出られない場合、改めてかけ直すのが、ビジネスマナーです。

でも、至急の要件で、相手からすぐに返事が欲しいケースもあると思います。

このような場合は、「緊急の案件となりますので、大変恐縮でございますが、折り返しご連絡をお願いいたします」など、すぐに掛け直して欲しい旨をメッセージで伝えましょう。

また、留守電のメッセージは、早口になる傾向にあります。

相手に聞き取りやすいよう、ふだんよりもゆっくり・はっきりと話すことを意識するのもマナーです。